Contenu
- Qu'est-ce que le système Kanban
- Comment fonctionne le système Kanban
- Comment mettre en œuvre le système Kanban
- Avantages et inconvénients de l'approche
- Où appliquer l'approche Kanban
Qu'est-ce que le système Kanban
Le Kanban représente une méthode de gestion des tâches, où toutes les étapes du projet sont visualisées sur un tableau spécial. Cela permet à l'équipe de voir l'état actuel des tâches à tout moment et assure une transparence totale du travail. La méthode Kanban fait partie des approches agiles, conçues pour le développement flexible de logiciels.
Comment fonctionne le système Kanban
L'objectif principal du système Kanban est de présenter visuellement le projet, de suivre l'état d'avancement des travaux et de contrôler la charge de travail des spécialistes. Pour simplifier ce processus, le flux de travail est visualisé sur un tableau divisé en colonnes, chacune représentant l'état actuel des tâches. Les tâches sont présentées sous forme de cartes avec une description, un niveau d'importance et des informations supplémentaires. Au fur et à mesure de l'achèvement des tâches, la carte est déplacée dans la colonne correspondante, ce qui permet d'évaluer immédiatement la situation actuelle du projet.
Exemple de structure d'un tableau Kanban
Les tableaux Kanban peuvent être physiques ou électroniques. Les tableaux physiques sont des tableaux ordinaires avec des colonnes, sur lesquelles les tâches sont écrites sur des post-it. Les versions électroniques, telles que Trello et Asana, offrent des fonctionnalités similaires, mais avec l'avantage supplémentaire d'être accessibles aux employés à distance.
- Trello : Permet de créer de nombreux projets et d'ajouter des étiquettes, des pièces jointes et des commentaires. Les fonctionnalités de base sont disponibles gratuitement, tandis que les plans payants offrent des possibilités supplémentaires.
- Asana : Plateforme de gestion de projet avec des fonctionnalités avancées, y compris l'intégration avec d'autres applications.
Structure des colonnes
Dans sa version la plus simple, le tableau Kanban est divisé en trois colonnes :
- À faire (To Do)
- En cours (Doing)
- Terminé (Done)
Cette structure peut être étendue en fonction des spécificités du projet. Par exemple, dans le domaine du développement de logiciels, des colonnes supplémentaires telles que Backlog, Développement, Test et Prêt peuvent être ajoutées.
Comment mettre en œuvre le système Kanban
La mise en œuvre du système Kanban nécessite une certaine préparation et une adaptation de l'équipe aux nouvelles méthodes de travail. Pour obtenir les meilleurs résultats, les changements doivent être introduits progressivement, en assurant la compréhension des règles et des principes de fonctionnement. Les étapes principales pour une mise en œuvre efficace incluent :
- Visualisation du flux de travail : Notez toutes les tâches en cours et à venir, déterminez leur statut et placez-les sur le tableau.
- Limitation du nombre de tâches à réaliser simultanément : Déterminez le nombre optimal de tâches pour chaque statut et établissez des limites.
- Gestion du flux de tâches : Changez les statuts des tâches et suivez leur mouvement pour éliminer rapidement les « goulets d'étranglement ».
- Discussion des règles de travail : Assurez-vous que toute l'équipe comprend comment utiliser le tableau et quelles règles s'appliquent.
- Analyse des activités : Rassemblez régulièrement l'équipe pour discuter des succès et des problèmes, ainsi que pour optimiser les processus.
- Expérimentations et amélioration : Recherchez constamment des moyens d'optimiser et mettez en œuvre les changements progressivement.
Avantages et inconvénients de l'approche
Le Kanban offre de nombreux avantages, y compris la flexibilité, un fort engagement de l'équipe, une durée d'itération réduite et une identification rapide des problèmes. Cependant, il existe également des inconvénients, tels que la limitation de la taille de l'équipe et la planification à court terme, ce qui peut rendre le suivi de l'avancement des travaux difficile en cas de grand nombre d'employés.
Où appliquer l'approche Kanban
La méthodologie Kanban a été développée chez Toyota dans les années 1950 et a depuis trouvé une large application dans divers domaines. Elle peut être utilisée dans la production, la programmation, ainsi que dans des tâches personnelles et marketing. Par exemple, les freelances peuvent utiliser un tableau Kanban pour gérer leurs tâches, tandis que les équipes marketing peuvent l'utiliser pour préparer des événements. Cette méthode permet de visualiser les processus de travail et de les gérer efficacement, quelle que soit la spécificité du projet.
