Trabajar con contenido en grandes equipos no es un proceso simple. Cuando muchas personas están involucradas en las tareas, todo puede convertirse rápidamente en caos: materiales publicados accidentalmente, confusión con ediciones, aprobación de publicaciones incorrectas.

En estas situaciones, es conveniente que el trabajo transite de forma secuencial de etapa en etapa, de tarea en tarea. En nuestro servicio, el flujo de trabajo está organizado en columnas con tareas, por ejemplo: “Borrador” → “Creación” → “Planificación” → “Publicación”. Este formato será familiar para quienes ya hayan trabajado con Trello o Jira.

Para mayor conveniencia y reducción de errores, cada etapa puede ser asignada a un participante específico del equipo. Por ejemplo, redactores y diseñadores son responsables solo de la creación de publicaciones, mientras que un especialista técnico se encarga exclusivamente de la verificación de datos.

El cliente ve solo el resultado final, sin involucrarse en el proceso. El control total permanece con el administrador del proyecto: puede monitorear todas las etapas y hacer cambios cuando sea necesario.

Gracias a este sistema, el redactor no podrá publicar accidentalmente una publicación en lugar de guardarla: simplemente no tiene acceso a esa función. El cliente no se enfrentará a la situación en la que una publicación fue publicada sin aprobación, ya que sin su validación, el material no avanzará a la siguiente etapa.

Cuando cada etapa es responsabilidad de una persona específica, el trabajo se vuelve organizado. Siempre verás dónde está la publicación, quién es el responsable de ella y cuál es la siguiente etapa. Es un sistema lógico que minimiza el riesgo de errores.

En esta guía, vamos a explicar cómo configurar los derechos de acceso de los miembros del equipo, para que sean asignados a etapas específicas y realicen solo sus tareas.

¿Cómo configurar los derechos de acceso?

Paso 1. Agregar participantes al equipo

Acceda a la sección “Equipo”, haga clic en “Invitar” y elija el tipo de acceso.

• El equipo ve todos los procesos internos.
• El cliente ve solo lo que le está destinado (por ejemplo, publicaciones para aprobación).

Paso 2. Elegir un rol

Distribuimos los roles de manera que abarquen todas las direcciones clave del trabajo del equipo de SMM, desde la creación de contenido sin derechos de publicación hasta la gestión completa del proyecto.

Roles predefinidos

Gerente: crea, edita, publica publicaciones, visualiza análisis y monitoreo, pero no puede saltarse etapas de aprobación.

Administrador: acceso total al trabajo en el proyecto.

Creador: escribe textos, sube diseños, participa en discusiones, pero no publica.

Aprobador: solo aprueba o rechaza publicaciones (por ejemplo, un abogado o especialista técnico).

Configuraciones flexibles (en caso de que los roles predefinidos no se adapten)

Derechos de publicación. ¿Puede crear/editar/eliminar publicaciones? ¿Puede publicar sin aprobación?

Acceso a análisis y monitoreo. ¿Ve estadísticas y comentarios?

Acceso a módulos. ¿Puede configurar integraciones, cargar archivos, crear modelos?

Derechos administrativos. ¿Puede agregar personas al equipo, cambiar las configuraciones del proyecto?

Paso 3. Configurar las etapas de trabajo (para control total)

Para que el sistema funcione perfectamente, configure el flujo de trabajo. Cómo hacer esto fue explicado en la guía anterior.

Por ejemplo: Borrador — Texto — Diseño — Aprobación interna — Aprobación con el cliente — Publicación.

El redactor y el diseñador trabajan solo en sus etapas, el cliente ve la publicación solo en la aprobación, y el gerente la publica solo después de todas las verificaciones. Y si en alguna etapa algo sale mal, por ejemplo, si el cliente no tiene tiempo de aprobar la publicación, el sistema no permitirá que sea publicada.

Conclusión

Configurar derechos y etapas de trabajo es un sistema que protege contra errores, acelera el trabajo y hace que el proceso sea transparente.

No más chats interminables ni tablas. Ninguna publicación accidental o pérdida de datos. Solo un proceso claro, donde cada uno realiza su tarea, y el servicio ayuda a evitar errores.

Si aún no ha configurado los roles, intente hacerlo hoy. Notará de inmediato cómo el trabajo se volverá más fácil y cómodo.

Si tiene ideas o sugerencias para mejorar el servicio, ¡háganoslo saber! Vaya a la sección “Compartir idea”, deje sus sugerencias, vote sobre actualizaciones y únase a la discusión.