«Бұл өзгертулер енгізілді ме?», «Жарияланымның соңғы нұсқасы қайда?», «Дедлайн неге кешігуде?» — SMM мамандары бұл сұрақтарды жиі естиді, себебі барлық коммуникация үшін бірыңғай жүйе жоқ. Чатта өзгертулер, поштадағы келісімдер, Excel-дегі мерзімдер, менеджердің басындағы идеялар бір-бірімен қайшы келеді. Соңында дүрбелең басталып, дедлайндар үнемі бұзылады. Оны қалай түзетуге болатынын қарастырайық.
Чаттармен не проблема?
Чаттағы посттарды өзгерту ыңғайлы болып көрінеді: Telegram-да жаздыңыз — міне, әріптесіңіз түсінік алды. Бірақ бұл тек сізде бір жоба мен бір тапсырыс беруші бар кезде ғана жұмыс істейді. Әрі қарай қиындықтар басталады.
Версиялар жоғалады. Чатта мәтіннің немесе дизайнның қай нұсқасы актуалды екенін түсіну қиын. Соңғы өзгертулер әртүрлі бұтақтарда жатыр, ал соңғы файл көбінесе кездейсоқ таңбалар жинағымен аталады.
Біртұтас дерек көзі жоқ. Дизайнер менеджердің сұрауы бойынша суретті өзгертті, ал клиент сол кезде чатта мүлдем басқа түсініктемелер жазды. Соңында өзгертулер бір-бірімен қиылысып, қайшылық тудырады.
Келісімдер шатасады. Кімнің келісім бергені түсініксіз — басшы ма немесе клиент пе.
Дедлайндар өз бетімен өмір сүреді. Пост дайын — бірақ қараусыз қалады, себебі клиент қажетті хабарға оралуға үлгермеді немесе оны жай өткізіп жіберді.
Қарапайым қорытынды: тапсырыс берушіге де, фрилансерге де, командаға да мессенджерлерде жарияланым келісу ыңғайсыз. Ал қандай баламалар бар?
Postmypost-та келісім қалай жұмыс істейді
Postmypost-та келісім жүйесін орнатуға болады. Әр посттың кімнің неге жауапты екенін, пост қай жерде тұрып қалатынын және оның уақытында жиналуын қамтамасыз ету үшін не істеу керектігін көрсететін статусы болады.
Механика туралы қысқаша
Әр посттың картасы және жұмыс процесінің сатыларының жиынтығы — кездемесі бар. Пост идеядан бастап жарияланымға дейін осы сатылар арқылы өтеді. Әр сатыда кімнің тексеруі керек екенін және келісімдер қажет пе екенін орнатуға болады.
Бұл жұмыс сатыларының тақтасы осылай көрінуі мүмкін.
Бұл не береді?
- Посттың қай сатыда екендігі және кімнің жұмысында екендігі көрінеді.
- Әр сатыда жауапты тұлға бар.
- «Келісімге қойылған» статус және кейінгі автоматты жоспарлау посттың жоғалып кетуіне және қараламада қалып қоюына жол бермейді — ол белгіленген уақытта жарияланады.
- Посттың сілтемесін клиентке тіркеусіз жіберуге болады. Ол бәрін бір басумен бекітеді немесе Postmypost-та түсініктеме қалдырады.
Этаптарды қалай орнату және команданың жұмысын қалай реттеу керектігі туралы біз бұл мақалада жаздық.
Бұл қалай жұмыс істейді
Бәрі этаптарды реттеуден басталады. Сіз өзіңіздің жұмыс процесіңізді жасай аласыз немесе автоматтысын пайдалана аласыз. Біз мынадай реттілікті пайдалануды ұсынамыз:
- қаралама,
- мәтін,
- дизайн,
- келісім,
- жоспарлау,
- жарияланым.
Жұмыс процесін сол жақ мәзір арқылы реттеуге болады.
Пост редакторында мәтінді және медияконтентті жинауға, жарияланымға арналған әлеуметтік желіні таңдауға болады. Мұнда алдын ала көру бар. Пост әлеуметтік желіде қалай көрінетін болса, солай көрсетіледі. Бұл клиентке Google Docs-тағы құрғақ мәтінді емес, лентадағыдай соңғы нәтижені көрсететінін білдіреді. Бұл командаға да ыңғайлы — форматтағы қателер, артық бос орындар және қате эмодзилер бірден байқалады.
Бүйірлік мәзірде жарияланымның қалай көрінетінін бірден көруге болады.
Барлық мамандар өз сатыларын аяқтағаннан кейін, постты келісімге жіберіңіз. Клиентке push, e-mail немесе Telegram ботынан хабарлама келеді.
Клиент үшін бұл қалай ыңғайлы
Келісім көбіне топтың емес, клиенттің жағында бұзылады. Оның мыңдаған тапсырмасы және оқылмаған чаттары бар. Postmypost-та клиентке постты келісу барынша қарапайым болатындай етіп жүйе жасалған.
Оған аккаунт жасау немесе құпия сөзді есте сақтаудың қажеті жоқ. Жай сілтемені алу жеткілікті. Клиент бірден постты көріп, түсініктемелер қалдырып немесе «Келісі» түймесін баса алады. Бұл уақытты үнемдейді және процесті жеңілдетеді, сол себепті тапсырыс беруші тапсырманы сирек кейінге қалдырады.
Postmypost e-mail бойынша, қосымшадағы push арқылы және Telegram-да хабарландырулар жібереді. Бұл клиенттің тапсырманы өткізіп жібермеуі керектігін білдіреді. Егер клиентке біреуін емес, он шақты материалды келісу қажет болса, бұл да ыңғайлы. Postmypost-та барлық келісілген материалдар жинақталған посттар лентасы бар. Қайсысы бекітілгенін және қайсысы назар аударуды қажет ететінін көруге болады.
Клиенттің рөлін орнату үшін, сол жақ мәзірде «Команда» бөлімін ашып, «Командаға шақыруды» басыңыз.
Осыдан кейін тапсырыс берушінің поштасын көрсетіп, «Клиент» және «Бекіткіш» таңдан таңдаңыз. «Шақыруды жіберу» батырмасын басыңыз.
Команда үшін және топтық чаттардағы хабарландыруларды қалай орнату керектігі туралы көбірек осы материалда оқыңыз.
Чаттағы өзгертулер мен өткен дедлайндар — бұл жұмыс үстелі емес, нашар келісілген процесс. Бірыңғай жүйе болмаса, тіпті ең мықты команда тек хат алмасуға уақыт өткізеді.
Postmypost келісім процесін құрып көріңіз — және дедлайндардың қаншалықты тез тоқтайтынын, жұмыс қалай тыныш және ашық болатынын таң қаласыз.
