„Wurde diese Änderung vorgenommen?“, „Wo ist die letzte Version des Beitrags?“, „Warum wurde die Frist überschritten?“ — SMM-Spezialisten hören diese Fragen häufiger, als ihnen lieb ist. Das liegt daran, dass es kein einheitliches Kommunikationssystem gibt. Änderungen im Chat, Genehmigungen per E-Mail, Fristen in Excel, Ideen im Kopf des Managers. Am Ende entsteht Chaos und die Fristen werden fast immer überschritten. Wir schauen uns an, wie man das beheben kann.
Was stimmt nicht mit Chats?
Es scheint praktisch zu sein, Beiträge im Chat zu bearbeiten: man schreibt in Telegram — und schon hat der Kollege den Kommentar erhalten. Aber das funktioniert nur, solange man ein Projekt und einen Kunden hat. Danach beginnen die Probleme.
Versionen gehen verloren. Im Chat ist es schwierig zu verstehen, welche Text- oder Designversion aktuell ist. Alle letzten Änderungen liegen in verschiedenen Strängen, und die finale Datei ist meistens willkürlich benannt.
Es gibt keine einheitliche Quelle. Der Designer hat das Bild auf Wunsch des Managers angepasst, während der Kunde in der Zwischenzeit ganz andere Kommentare im Chat verfasst hat. Am Ende überschneiden sich die Änderungen und widersprechen sich.
Genehmigungen sind verworren. Unklar ist, wer das „Go“ gegeben hat — der Vorgesetzte oder der Kunde.
Fristen leben ihr eigenes Leben. Der Beitrag ist fertig — aber bleibt ungelesen, weil der Kunde nicht rechtzeitig zu der benötigten Nachricht zurückgekehrt ist oder sie einfach übersehen hat.
Die Schlussfolgerung ist einfach: sowohl dem Kunden als auch dem Freelancer und dem Team ist es unangenehm, Veröffentlichungen in Messengern abzustimmen. Welche Alternativen gibt es?
Wie funktioniert die Genehmigung in Postmypost?
In Postmypost kann man ein Genehmigungssystem einrichten. Jeder Beitrag erhält einen Status, anhand dessen man sehen kann, wer wofür verantwortlich ist, wo der Beitrag feststeckt und was getan werden muss, um ihn rechtzeitig zu sammeln.
Kurz zur Mechanik
Jeder Beitrag hat eine Karte und eine Reihe von Status — Phasen des Arbeitsprozesses. Der Beitrag bewegt sich durch diese Phasen: von der Idee bis zur Veröffentlichung. In jeder Phase kann man einstellen, wer für die Überprüfung verantwortlich ist und ob Genehmigungen erforderlich sind.
So könnte das Board mit den Arbeitsphasen aussehen.
Was bringt das?
- Man sieht, in welcher Phase sich der Beitrag befindet und bei wem er in Arbeit ist.
- In jeder Phase gibt es eine verantwortliche Person.
- Der Status „In Genehmigung“ und die anschließende automatische Planung verhindern, dass der Beitrag verloren geht und in Entwürfen hängen bleibt — er wird zur vereinbarten Zeit veröffentlicht.
- Den Link zum Beitrag kann man dem Kunden ohne Registrierung senden. Er kann alles mit einem Klick genehmigen oder direkt in Postmypost einen Kommentar hinterlassen.
Wie man die Phasen einstellt und die Arbeit des Teams organisiert, haben wir in diesem Artikel geschrieben.
Wie das funktioniert
Alles beginnt mit der Einstellung der Phasen. Man erstellt seinen eigenen Arbeitsprozess oder nutzt den automatischen. Wir empfehlen folgende Reihenfolge:
- Entwurf,
- Text,
- Design,
- Genehmigung,
- Planung,
- Veröffentlichung.
Den Arbeitsprozess kann man über das Menü links einstellen.
Im Editor selbst kann man den Text und Medieninhalte sammeln, das soziale Netzwerk für die Veröffentlichung auswählen. Hier gibt es auch eine Vorschau. Der Beitrag wird so angezeigt, wie er im sozialen Netzwerk aussehen wird. Das bedeutet, dass der Kunde nicht nur einen trockenen Text in Google Docs sieht, sondern das finale Ergebnis, wie es im Feed erscheinen wird. Das ist auch für das Team praktisch — Fehler in der Formatierung, überflüssige Leerzeichen und falsche Emojis sind sofort sichtbar.
Im Seitenmenü sieht man sofort, wie die Veröffentlichung aussehen wird.
Wenn alle Spezialisten ihre Phasen abgeschlossen haben, senden Sie den Beitrag zur Genehmigung. Der Kunde erhält einen Push, eine E-Mail oder eine Nachricht vom Bot in Telegram.
Was ist für den Kunden praktisch
Die Genehmigung wird oft nicht von Seiten des Teams, sondern vom Kunden verzögert. Er hat tausend Aufgaben und eine Menge ungelesener Chats. In Postmypost ist das System so gestaltet, dass es dem Kunden so einfach wie möglich ist, den Beitrag zu genehmigen.
Er muss kein Konto erstellen oder sich ein Passwort merken. Es reicht, den Link zu erhalten. Der Kunde sieht sofort den Beitrag, kann Kommentare hinterlassen oder auf die Schaltfläche „Genehmigen“ klicken. Das spart Zeit und vereinfacht den Prozess, sodass der Kunde seltener Aufgaben aufschiebt.
Postmypost sendet Benachrichtigungen per E-Mail, Push in der App und in Telegram. Das bedeutet, dass der Kunde die Aufgabe nicht verpasst. Wenn der Kunde mehrere Materialien genehmigen muss, ist das ebenfalls praktisch. In Postmypost gibt es einen Feed mit Beiträgen, in dem alle Materialien zur Genehmigung gesammelt sind. Man sieht, was bereits genehmigt wurde und was Aufmerksamkeit erfordert.
Um die Rolle des Kunden einzurichten, öffnen Sie im Seitenmenü den Abschnitt „Team“ und klicken Sie auf „In Team einladen“.
Geben Sie danach die E-Mail des Kunden an und wählen Sie die Optionen „Kunde“ und „Genehmigende Person“. Klicken Sie auf „Einladung senden“.
Mehr dazu, wie Sie Benachrichtigungen für das Team und in Gruppenchats einrichten, lesen Sie in diesem Artikel.
Änderungen in Chats und versäumte Fristen sind keine Arbeitsroutine, sondern ein schlecht organisierter Prozess. Wenn es kein einheitliches System gibt, beginnt selbst das stärkste Team, Zeit nur für den Schriftverkehr zu verschwenden.
Versuchen Sie, Ihren Genehmigungsprozess in Postmypost zu organisieren — und Sie werden überrascht sein, wie schnell die Fristen nicht mehr überschritten werden und die Arbeit ruhiger und transparenter wird.
