Conteúdo
- O que é BPM?
- Vantagens dos sistemas BPM
- Quem precisa de sistemas BPM?
- Como funcionam os sistemas BPM?
- Como escolher um sistema BPM?
- Diferenças do BPM em relação a outros sistemas
O que é BPM?
BPM (Business Process Management) é um sistema destinado à organização e otimização de processos de negócios dentro de uma empresa. Em termos simples, é uma plataforma que permite dividir processos complexos em etapas compreensíveis, atribuir responsáveis, criar lembretes e monitorar o status de execução das tarefas. Por exemplo, no sistema BPM "Bitrix24", é possível gerenciar o processo de "Aprovação de faturas", adicionando participantes e definindo resultados em cada etapa. A principal característica do BPM é a automação dos processos de negócios, tornando-os mais estruturados e eficientes. O sistema garante que a transição para a próxima etapa ocorra somente após a conclusão da anterior e também lembra os passos importantes que não podem ser esquecidos.
Vantagens dos sistemas BPM
A implementação de soluções BPM pode trazer inúmeras vantagens para os negócios. Vamos considerar os principais benefícios:
- Sistematização do trabalho: O BPM permite visualizar e estruturar processos, ajudando a entender a sequência das tarefas e seus prazos de execução.
- Precisão e transparência dos processos: A padronização dos processos de trabalho reduz o número de erros e permite monitorar o status das tarefas, facilitando a coleta de informações para os gestores.
- Aumento da gerenciabilidade: O BPM facilita a coordenação do trabalho entre departamentos, fornecendo a cada funcionário acesso a informações atualizadas sobre o processo.
- Automação de tarefas rotineiras: A plataforma pode automatizar muitas tarefas repetitivas, permitindo que os funcionários se concentrem em projetos mais significativos.
- Analítica e controle: O sistema BPM coleta dados sobre todas as etapas do trabalho, identificando pontos fracos e permitindo ajustes.
- Flexibilidade: Os sistemas BPM se adaptam facilmente às necessidades da empresa e se integram a outros serviços, garantindo a transferência automática de dados.
Quem precisa de sistemas BPM?
Os sistemas BPM são procurados em diversas indústrias e são especialmente úteis para grandes e médias empresas com estruturas complexas. Vamos considerar em quais áreas sua aplicação é mais relevante:
- Produção: Para controlar todas as etapas da produção e gerenciar estoques de matérias-primas.
- Comércio eletrônico: Para organizar processos de vendas, logística e análise de eficiência.
- Varejo: Para otimizar a cadeia de suprimentos e melhorar o atendimento ao cliente.
- Setor de TI: Para controlar o desenvolvimento de projetos e alocação de recursos.
- Setor financeiro: Para automatizar o processamento de solicitações e simplificar o trabalho com dados de clientes.
Como funcionam os sistemas BPM?
Os sistemas BPM consistem em três componentes principais:
- Painel administrativo: Para configuração de processos por especialistas.
- núcleo do sistema: Para executar todos os processos definidos.
- Interface do usuário: Para interação dos funcionários com o sistema.
O trabalho com BPM começa com a modelagem de processos usando ferramentas intuitivas. Em seguida, o sistema monitora a execução das tarefas, envia notificações e atualiza bancos de dados. Em tempo real, os usuários podem ver os status de execução das tarefas e receber notificações sobre desvios.
Como escolher um sistema BPM?
Ao escolher um sistema BPM, é importante considerar os seguintes critérios:
- Necessidades da empresa: Defina quais processos precisam ser otimizados.
- Funcionalidade: Certifique-se de que o sistema suporta as funções necessárias de modelagem e automação.
- Facilidade de uso: A interface deve ser intuitiva para todos os funcionários.
- Flexibilidade e escalabilidade: Avalie quão fácil é adaptar o sistema às necessidades específicas da empresa.
- Segurança dos dados: Certifique-se de que o sistema garante a proteção das informações.
- Suporte técnico: Preste atenção à disponibilidade de suporte e materiais de treinamento.
- Custo: Considere diferentes formatos de entrega e suas despesas.
Diferenças do BPM em relação a outros sistemas
A principal diferença dos sistemas BPM em relação a outras soluções de software reside em seu foco nos processos de negócios como um todo. Ao contrário de CRMs, que são voltados para vendas e marketing, o BPM abrange todos os aspectos do processo, incluindo contratação de funcionários, marketing, comunicações e logística. Isso permite que os sistemas BPM se adaptem flexivelmente às necessidades da organização e otimizem todo o negócio.
