Fatura de serviços

O que é uma fatura?

A fatura, ou nota fiscal, é um documento internacional que o vendedor emite ao comprador como uma solicitação de pagamento. Este documento contém uma lista detalhada de serviços, suas características, condições do negócio e informações sobre os participantes. A fatura é uma confirmação de que o produto ou serviço já foi entregue ao comprador, e ele é obrigado a efetuar o pagamento de acordo com as condições especificadas.

Para receber o pagamento pelos serviços de clientes estrangeiros, não é suficiente apenas emitir uma nota fiscal padrão. De acordo com os padrões internacionais, é necessário emitir uma fatura. No entanto, vale ressaltar que a fatura não é obrigatória para todas as transações econômicas externas. Por exemplo, entre os países da União Econômica da Eurásia (UEE), é possível utilizar notas fiscais e atos de serviços prestados, o que elimina a necessidade de faturas.

Tipos de faturas

Na prática internacional, existem dois tipos principais de faturas: a fatura comercial e a fatura proforma. Vamos examinar cada uma delas em mais detalhes.

Fatura comercial

A fatura comercial, ou fatura de venda, é um documento que acompanha a mercadoria e serve como base para a realização do pagamento. Ela é necessária para o controle cambial, pois confirma a legalidade do recebimento de fundos do exterior. Quando o dinheiro é recebido de um cliente estrangeiro, o banco bloqueia temporariamente esses fundos em uma conta de trânsito, dando à empresa 15 dias para confirmar a transação. O pacote de documentos necessários varia de acordo com o banco específico e o valor da transação. Por exemplo, para valores até 200 mil rublos, basta preencher um relatório eletrônico e fornecer a fatura.

Fatura proforma

A fatura proforma é uma nota preliminar que é emitida pelo vendedor quando as condições do negócio ainda não estão acordadas. Este documento é necessário se o serviço for prestado antes da aprovação final de todos os termos ou se o cliente fizer um pagamento antecipado. Por exemplo, se um cliente deseja reservar um lugar com um designer de sites, ele pode fazer um pagamento antecipado com base na fatura proforma, mesmo que os detalhes da transação ainda não estejam acordados. Ao contrário da fatura comercial, a proforma não contém condições claras e não exige a indicação de prazos ou valores finais.

Como preencher corretamente uma fatura

Para que a fatura seja aceita pelo banco e os fundos sejam transferidos para a conta da empresa, é necessário preenchê-la corretamente. O envio tardio ou a ignorância da fatura pode resultar em uma multa de até 100% do valor da transação por violação da legislação cambial. Embora não exista um formato rígido para a fatura, o documento deve conter as seguintes informações:

• Data de emissão e número (se desejado).
• Informações sobre o cliente: nome completo, nome da empresa, endereço.
• Objeto da fatura e quantidade de serviços.
• Descrição detalhada de cada item.
• Preço e valor total da transação com a indicação da moeda.
• Dados bancários do prestador de serviços e prazo de pagamento.
• Forma de entrega do objeto da transação.
• Assinatura da pessoa que emite a fatura.
• Selo ou carimbo (se possível).

O documento deve ser elaborado na língua do cliente, geralmente em inglês. Recomenda-se preparar duas cópias — uma para cada parte. Também pode ser necessária uma tradução para o português para a confirmação da transação.

Modelo de fatura para serviços

Na internet, é fácil encontrar exemplos de faturas e baixar modelos prontos. Por exemplo, existem modelos em formato Excel que ajudam a calcular automaticamente o valor total a ser pago com base nas horas e custos indicados. No entanto, a solução mais conveniente é utilizar geradores de faturas especializados, como o Zoho Invoice, onde basta inserir os dados necessários e o sistema automaticamente gerará o documento.