Inhalt
- Was ist ein Brief?
- Wozu dient ein Brief?
- Unterschiede zwischen Brief und technischer Aufgabe
- Arten von Briefen
- Struktur eines Briefes
- Wie man einen Brief erstellt
Was ist ein Brief?
Ein Brief ist ein wichtiges Dokument, das dem Auftraggeber hilft, die Ziele und Aufgaben des Projekts klar zu formulieren. Er besteht normalerweise aus einem Fragebogen, auf den der Kunde antworten kann, um den Kern seiner Idee zu offenbaren. Die Initiative zur Ausfüllung des Briefes kann sowohl vom Auftraggeber als auch vom Ausführenden ausgehen, jedoch schlägt der Ausführende meist vor, ihn in der Antragsphase vor der Vertragsunterzeichnung und der Vorauszahlung auszufüllen. Obwohl viele Auftraggeber es nicht mögen, den Brief schriftlich auszufüllen, ist es wichtig, sie von dessen Nützlichkeit für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts zu überzeugen.
Wozu dient ein Brief?
Der Brief ist im Kontext komplexer Arbeiten relevant, wenn der Auftragnehmer mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführt. Er wird häufig in Bereichen wie PR, Consulting, Eventorganisation, Marketing und Digital eingesetzt. Die Hauptziele, die der Brief verfolgt, sind:
- Konkrete Beschreibung des Projekts: Der Auftraggeber beschreibt das Problem, das er lösen möchte, und der Ausführende bewertet den Arbeitsumfang und präzisiert die Aufgaben. Auf diese Weise können beide Seiten einschätzen, ob sie zueinander passen.
- Zeitersparnis: Es ist einfacher, alle Fragen im Brief zu klären, als ständig Details per Telefon oder Messenger zu klären. Ein gut formulierter Brief hilft auch neuen Beteiligten, schneller in den Kern des Projekts einzutauchen.
- Verwendung zur Berechnung von Fristen und Kosten: Auf Basis des Briefes erstellt der Ausführende ein kommerzielles Angebot, und die Parteien diskutieren die optimale Kosten und mögliche Rabatte.
Unterschiede zwischen Brief und technischer Aufgabe
Obwohl der Brief und die technische Aufgabe (TZ) auf den ersten Blick ähnlich erscheinen mögen, gibt es mehrere wichtige Unterschiede:
| Kriterium | Brief | TZ |
|---|---|---|
| Ziel | Allgemeine Informationen über das Unternehmen und das Projekt bereitzustellen und die Vision des Ergebnisses darzustellen. | Klare Aufgaben und Anforderungen an die Arbeit festzulegen. |
| Wann erstellt | In der Kennenlernphase, zu Beginn der Zusammenarbeit. | Nach dem Ausfüllen des Briefes, vor Beginn der Arbeit. |
| Rechtliche Gültigkeit | Hat keine rechtliche Gültigkeit. | Hat, wenn an den Vertrag angehängt. |
| Wer legt die Anforderungen fest | Nur der Auftraggeber. | Auftraggeber oder Ausführender. |
Arten von Briefen
Briefe werden nach verschiedenen Merkmalen klassifiziert. Hier sind einige davon:
- Nach Detaillierungsgrad:
- Fragebogen: Enthält allgemeine Informationen über den Kunden und die Ziele des Projekts.
- Expertise: Beinhaltet eine detaillierte Beschreibung des Unternehmens und analytische Daten.
- Nach Konkretheit:
- Allgemein: Standardbrief für Kunden aus verschiedenen Branchen.
- Individuell: Wird für einen bestimmten Auftraggeber entwickelt.
- Nach Projektziel: Die Ziele können von Marketingförderung bis hin zur Erstellung von Webseiten variieren.
Struktur eines Briefes
Es gibt keine universelle Vorlage für einen Brief, da der Inhalt von den Zielen des Projekts abhängt. Es gibt jedoch allgemeine Punkte, die für die meisten Digitalprojekte geeignet sind, einschließlich:
- Allgemeine Informationen über den Kunden: Name des Unternehmens, Tätigkeitsbereich, Philosophie, Erfolge und Kontaktdaten.
- Informationen über Produkte und USP: Daten über Produkte, deren Vorteile und Wettbewerbsunterschiede.
- Projektziele: Klare Formulierung der Ziele, die der Kunde erreichen möchte.
- Budgetrahmen: Der Bereich, in dem der Auftraggeber planen möchte.
- Beschreibung der Zielgruppe: Detailliertes Profil des potenziellen Kunden.
- Daten zu Wettbewerbern: Informationen über Wettbewerber und deren Angebote.
- Referenzen: Beispiele von Arbeiten, die dem Kunden gefallen.
- Organisatorische Informationen: Fristen und Kontaktdaten der verantwortlichen Personen.
Wie man einen Brief erstellt
Für die Erstellung eines Briefes können vorgefertigte Vorlagen verwendet werden, jedoch wird empfohlen, das Dokument selbst zu entwickeln, unter Berücksichtigung der Spezifik der Projekte und der Nische des Kunden. Dies ermöglicht eine genauere Bestimmung der Bedürfnisse und Ziele, was wiederum zu einer erfolgreichen Umsetzung des Projekts führt.
