Die Arbeit in einer SMM-Agentur ähnelt dem Jonglieren: Dutzende von Kunden, Hunderte von Posts, Tausende von Nachrichten von Followern und Kollegen. Während ein Auftraggeber auf die Genehmigung von Inhalten wartet, fragt ein anderer bereits nach dem Bericht der letzten Woche.
In einem solchen Fluss entstehen Fehler. Aber sie können vermieden werden. Wir erklären, wie Postmypost hilft, einen transparenten und verwaltbaren Prozess aufzubauen.
Planen Sie die Arbeitsschritte
Der Service verfügt über ein flexibles System von Arbeitsschritten. Es ermöglicht, den Arbeitsprozess an Ihren Stil und die Struktur Ihres Teams anzupassen – vom einzelnen Spezialisten bis zur großen Agentur mit mehrstufiger Genehmigung.
Die Benutzeroberfläche erinnert an Trello. Die Schritte sind visuelle Spalten auf Ihrem Board. Zum Beispiel: Entwurf – Überarbeitung – Genehmigung – Veröffentlichung. Jedes Teammitglied sieht, wo sich der Post befindet und was damit zu tun ist.
Wie man Schritte für seinen Prozess erstellt
Gehen Sie zum Abschnitt „Arbeitsprozess“ und klicken Sie auf das Pluszeichen und „Schritt erstellen“.
Geben Sie ihm einen Namen – beispielsweise „Genehmigung durch den Kunden“ oder „Redaktion“ – und klicken Sie auf „Speichern“.
Stellen Sie dort auch die Logik der Übergänge ein:
- zurück – Sie können den Post zur Überarbeitung oder zu jedem vorherigen Schritt zurückgeben;
- vorwärts – senden Sie ihn zum nächsten Schritt oder direkt in den gewünschten Abschnitt.
Aktivieren Sie die Genehmigung und die automatische Veröffentlichung
Wenn mehrere Personen an Inhalten arbeiten – Texter, Designer, Marketer und Kunde – ist es leicht, etwas zu übersehen. Einer hat einen Tippfehler nicht bemerkt, der andere hat die Aufgabe nicht verstanden, der dritte hat versehentlich den Post zur Veröffentlichung gesendet. Um dies zu vermeiden, kann ein Genehmigungssystem eingerichtet werden. Es garantiert, dass kein Post in die sozialen Netzwerke geht, bevor er genehmigt wurde.
Es ist praktisch, sich an drei Genehmigungsformaten zu orientieren:
- Fakultativ – wenn nur bestimmte Veröffentlichungen überprüft werden müssen;
- Verpflichtend – der Post wird automatisch zur Überprüfung gesendet, nachdem ein bestimmter Schritt erreicht wurde (zum Beispiel das Hinzufügen eines Bildes). Solange nicht mindestens eine verantwortliche Person das Material genehmigt, wird der Post nicht veröffentlicht;
- Mehrstufige Genehmigung – eine Lösung für Agenturen mit mehreren Überprüfungsebenen. Für jede Ebene benennen Sie einen speziellen Fachmann.
Wie man die Genehmigungsschritte einrichtet, haben wir ausführlich in diesem Artikel erklärt.
Mit den Genehmigungsschritten sieht der Kunde nur die fertigen Inhalte – ohne Entwürfe und interne Diskussionen. Und der Manager ist sich sicher, dass alle Inhalte genehmigt sind und den Standards der Marke entsprechen.
Wie man das System anpasst
In jeder Agentur gibt es einen eigenen Rhythmus und ein eigenes Team, deshalb können die Schritte in Postmypost individuell angepasst werden.
Wenn Sie ein Projekt alleine führen, kann die Struktur so einfach wie möglich sein:
Idee – Entwurf – Überarbeitung – Geplant – Veröffentlicht
Für kleine Agenturen oder Startups eignet sich ein lineares Schema:
Entwürfe – Genehmigung – Geplant – Veröffentlicht
Für große Teams und Agenturen ist eine Struktur besonders wichtig, da mehrere Personen zustimmen müssen. In diesem Fall können Sie solche Schritte einrichten:
Text – Textüberarbeitung – Design – Überprüfung des visuellen Materials – Genehmigung durch den Marketer – Genehmigung durch den Direktor – Genehmigung durch den Kunden – Veröffentlichung
Wenn Sie ein Projektteam mit externen Auftragnehmern haben, kann die Kette so aussehen:
Lastenheft – Ausführung – Überprüfung durch den Marketer – Genehmigung durch den Kunden – Veröffentlichung
So werden alle Aufgaben pünktlich erledigt. Die Spezialisten sehen, welche Lastenhefte sie bearbeiten können und welche Posts gestaltet werden müssen. Und der Marketer und der Kunde erhalten eine Benachrichtigung, nur wenn das Material zur Überprüfung bereit ist.
Wie man die Teamrollen in Postmypost anpasst, kann man in diesem Artikel nachlesen.
Wenn alles systematisch ist, atmet das Team leichter. Damit hilft Postmypost: Der Fachmann kennt seinen Arbeitsbereich, die Fristen werden eingehalten, und der Kunde sieht das fertige Ergebnis. Versuchen Sie, Ihren Prozess über unseren Service aufzubauen – und Sie werden sehen, dass die Verwaltung von Inhalten ohne Panik möglich ist.
