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Was ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist der Prozess, bei dem routinemäßige Arbeitsaufgaben an spezialisierte Automatisierungsdienste delegiert werden. Laut einer aktuellen Umfrage setzen 74 % der russischen Unternehmen aktiv Automatisierungsprojekte um, was auf ein wachsendes Interesse an der Verbesserung der Betriebseffizienz hinweist.
Die beliebtesten Bereiche, die automatisiert werden sollten, umfassen:
- Dokumentenmanagement (z. B. Diadoc, Directum)
- Buchhaltung (wie 1C)
- Interaktion mit Kunden und Zielgruppen (z. B. Bitrix24, amoCRM, Megaplan)
- Projektmanagement (wie Jira, Asana, Trello)
Der Dienst „Megaplan“ bietet Nutzern die Möglichkeit, Vorlagen zur Erstellung und Automatisierung von Geschäftsprozessen je nach spezifischer Tätigkeit auszuwählen.
Warum ist Automatisierung notwendig?
Der Bedarf an Automatisierung entsteht in der Regel im Zuge des Wachstums eines Unternehmens. Wenn beispielsweise ein Manager 10 Anfragen pro Tag bearbeiten kann, wird die Bearbeitung von 100 Anfragen zu einer arbeitsintensiven Aufgabe, die zusätzliche Mitarbeiter erfordert. Stattdessen ist es effizienter, Automatisierung zu nutzen: Sie stellt sicher, dass keine Anfrage übersehen wird und ermöglicht es, die Arbeitskosten zu senken.
Automatisierung bietet eine Reihe von wesentlichen Vorteilen:
- Gewinnsteigerung: Vor der Einführung von Automatisierung ist es wichtig, eine Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse durchzuführen, Schwachstellen zu identifizieren und die notwendigen Werkzeuge auszuwählen. Obwohl die anfänglichen Kosten erheblich sein können, überwiegen die langfristigen Vorteile oft die Investitionen.
- Optimierung der Mitarbeiterarbeit: Die Freisetzung von Zeit für strategische Aufgaben ermöglicht es dem Unternehmen, sich weiterzuentwickeln und Innovationen einzuführen.
- Fehlerreduzierung: Die einmalige Einstellung von Algorithmen schließt den menschlichen Faktor aus weiteren Operationen aus.
- Aufbau transparenter Finanzberichterstattung: Moderne Automatisierungsdienste helfen dabei, Geschäftszahlen in Echtzeit zu verfolgen und Berichte auf der Grundlage aktueller Daten zu erstellen.
Automatisierung von Marketingprozessen
Automatisierung spielt eine Schlüsselrolle im Marketing, indem sie es ermöglicht:
- Die Bearbeitung eingehender Anfragen zu optimieren;
- Daten über Kunden zu sammeln und Zielgruppen zu segmentieren;
- Werbekampagnen zu verwalten;
- Effektive Kommunikation mit Kunden aufzubauen.
All diese Maßnahmen zielen darauf ab, einen effektiven Verkaufstrichter zu schaffen, der den Nutzer von der Produktbekanntschaft bis zum Kauf führt. Automatisierungswerkzeuge unterstützen diesen Prozess, indem sie routinemäßige Aufgaben der Manager durch automatische Algorithmen ersetzen.
Zum Beispiel verwenden Marketingexperten zur Automatisierung der Anfrageannahme Werkzeuge wie Pop-ups, Online-Chats und Chatbots. Pop-ups sind Fenster auf der Website mit Formularen oder Angeboten, die helfen, Kontakte für zukünftige Interaktionen zu sammeln. Online-Chats und Chatbots erhöhen die Effizienz der Arbeit der Manager erheblich, da sie es ihnen ermöglichen, gleichzeitig mit mehreren Kunden zu kommunizieren und mehr Anfragen zu bearbeiten.
Automatisierung des Projektmanagements
Das Projektmanagement ohne Automatisierungswerkzeuge kann ein arbeitsintensiver Prozess sein. Moderne Projektmanagementsysteme bieten zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel:
- Aufgabenstellung nach Vorlage oder Trigger;
- Automatische Berichterstattung über erledigte und überfällige Aufgaben;
- Benachrichtigungen für Projektteilnehmer über neue Aufgaben und Änderungen in den Plänen.
Diese Funktionen erleichtern nicht nur die Aufgabenbearbeitung, sondern helfen dem Team auch, sich auf wichtigere Aspekte der Arbeit zu konzentrieren.
Wie implementiert man die Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Für eine erfolgreiche Implementierung der Automatisierung ist es notwendig, dass sie sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern zugutekommt. Vor Beginn des Prozesses ist es wichtig, sich über die folgenden Aspekte im Klaren zu sein:
- Ein klares Verständnis der Ziele und Aufgaben, die verbessert werden müssen;
- Die voraussichtlichen Kosten für Werkzeuge und Schulungen überschreiten nicht den erwarteten Gewinn;
- Stabilität und Klarheit der Geschäftsprozesse.
Nachdem dies geklärt ist, kann man zur Planungsphase übergehen. Es ist wichtig, den Kundenweg zu analysieren und zu bestimmen, welche Schritte automatisiert werden können, um den Verkauf zu steigern. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Blumen über soziale Netzwerke verkauft, kann die Implementierung eines Chatbots mit Online-Zahlungsfunktion die Arbeit der Manager erheblich erleichtern und die Verkaufszahlen erhöhen.
Wenn es im Automatisierungsprozess zu Schwierigkeiten kommt, wird empfohlen, sich an Fachleute zu wenden, die helfen können, die aktuellen Geschäftsprozesse zu analysieren und einen individuellen Automatisierungsplan zu entwickeln.
