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O que é automação de processos de negócios?
A automação de processos de negócios é o processo de delegar tarefas de trabalho rotineiras a serviços de automação especializados. De acordo com uma pesquisa recente, 74% das empresas russas estão ativamente implementando projetos de automação, o que indica um crescente interesse em melhorar a eficiência operacional.
As áreas mais populares para automação incluem:
- Fluxo de documentos (por exemplo, Diadoc, Directum)
- Contabilidade (como 1C)
- Interação com clientes e público-alvo (por exemplo, Bitrix24, amoCRM, Megaplan)
- Gestão de projetos (como Jira, Asana, Trello)
O serviço "Megaplan" oferece aos usuários a opção de escolher modelos para criar e automatizar processos de negócios com base na especificidade de suas atividades.
Por que a automação é necessária?
A necessidade de automação geralmente surge em condições de crescimento da empresa. Por exemplo, se o processamento de 10 solicitações por dia pode ser realizado por um único gerente, o processamento de 100 solicitações se torna uma tarefa trabalhosa que exige a contratação de funcionários adicionais. Em vez disso, é mais eficaz usar a automação: ela garante que nenhuma solicitação seja perdida e permite reduzir os custos com mão de obra.
A automação oferece uma série de vantagens chave:
- Aumento de lucros: Antes de implementar a automação, é importante analisar os processos de negócios atuais, identificar pontos fracos e escolher as ferramentas necessárias. Embora os custos iniciais possam ser significativos, os benefícios a longo prazo geralmente superam os investimentos.
- Otimização do trabalho dos funcionários: Liberar tempo para tarefas estratégicas permite que o negócio cresça e inove.
- Redução de erros: Configurar algoritmos uma vez permite eliminar o fator humano de operações futuras.
- Construção de relatórios financeiros transparentes: Serviços modernos de automação ajudam a monitorar indicadores de negócios em tempo real e a gerar relatórios com base em dados atualizados.
Automação de processos de marketing
A automação desempenha um papel chave no marketing, permitindo:
- Otimizar o processamento de solicitações recebidas;
- Coletar dados sobre clientes e segmentar audiências;
- Gerenciar campanhas publicitárias;
- Estabelecer uma comunicação eficaz com os clientes.
Todas essas ações visam criar um funil de vendas eficiente que leva o usuário do conhecimento do produto à compra. Ferramentas de automação ajudam nesse processo, substituindo tarefas rotineiras dos gerentes por algoritmos automáticos.
Por exemplo, para automatizar a recepção de solicitações, os profissionais de marketing utilizam ferramentas como pop-ups, chats online e chatbots. Os pop-ups são janelas que aparecem no site com formulários ou ofertas que ajudam a coletar contatos para interações futuras. Chats online e chatbots aumentam significativamente a eficiência do trabalho dos gerentes, permitindo que eles se comuniquem com vários clientes ao mesmo tempo e processem mais solicitações.
Automação da gestão de projetos
A gestão de projetos sem ferramentas de automação pode ser um processo trabalhoso. Sistemas modernos de gestão de projetos oferecem muitas oportunidades para automação, como:
- Definição de tarefas por modelo ou gatilho;
- Relatórios automáticos sobre tarefas concluídas e atrasadas;
- Notificações para os participantes do projeto sobre novas tarefas e mudanças nos planos.
Essas funções não apenas simplificam a execução de tarefas, mas também ajudam a equipe a se concentrar em aspectos mais importantes do trabalho.
Como implementar a automação de processos de negócios?
Para uma implementação bem-sucedida da automação, é necessário que ela beneficie tanto a empresa quanto os funcionários. Antes de iniciar o processo, é importante garantir os seguintes aspectos:
- Clara compreensão dos objetivos e tarefas que precisam ser melhoradas;
- Os custos previstos para ferramentas e treinamento não excedem o lucro esperado;
- Estabilidade e clareza dos processos de negócios.
Depois disso, pode-se passar para a fase de planejamento. É importante analisar a jornada do cliente e determinar quais etapas podem ser automatizadas para aumentar as vendas. Por exemplo, se a empresa vende flores através de redes sociais, a implementação de um chatbot com função de pagamento online pode facilitar significativamente o trabalho dos gerentes e aumentar o número de vendas.
Se surgirem dificuldades no processo de automação, é recomendável consultar especialistas que possam ajudar a analisar os processos de negócios atuais e desenvolver um plano de automação personalizado.
