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Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'affaires ?
L'automatisation des processus d'affaires consiste à déléguer des tâches de travail routinières à des services d'automatisation spécialisés. Selon une enquête récente, 74 % des entreprises russes mettent activement en œuvre des projets d'automatisation, ce qui témoigne d'un intérêt croissant pour l'amélioration de l'efficacité opérationnelle.
Les domaines les plus populaires à automatiser comprennent :
- La gestion documentaire (par exemple, Diadoc, Directum)
- La comptabilité (comme 1C)
- L'interaction avec les clients et le public cible (par exemple, Bitrix24, amoCRM, Megaplan)
- La gestion de projets (comme Jira, Asana, Trello)
Le service « Megaplan » offre aux utilisateurs la possibilité de choisir des modèles pour la création et l'automatisation des processus d'affaires en fonction de la spécificité de leur activité.
Pourquoi l'automatisation est-elle nécessaire ?
Le besoin d'automatisation se fait généralement sentir dans un contexte de croissance de l'entreprise. Par exemple, si le traitement de 10 demandes par jour peut être effectué par un seul manager, le traitement de 100 demandes devient une tâche lourde nécessitant l'embauche de personnel supplémentaire. Au lieu de cela, il est plus efficace d'utiliser l'automatisation : elle garantit qu'aucune demande ne sera oubliée et permet de réduire les coûts de main-d'œuvre.
L'automatisation offre plusieurs avantages clés :
- Augmentation des bénéfices : Avant de mettre en œuvre l'automatisation, il est important d'analyser les processus d'affaires actuels, d'identifier les points faibles et de choisir les outils nécessaires. Bien que les coûts initiaux puissent être significatifs, les avantages à long terme dépassent souvent les investissements.
- Optimisation du travail des employés : Libérer du temps pour des tâches stratégiques permet à l'entreprise de se développer et d'innover.
- Réduction des erreurs : Configurer les algorithmes une fois permet d'éliminer le facteur humain des opérations ultérieures.
- Établissement d'une transparence financière : Les services d'automatisation modernes aident à suivre les indicateurs commerciaux en temps réel et à générer des rapports basés sur des données actualisées.
Automatisation des processus marketing
L'automatisation joue un rôle clé dans le marketing, permettant :
- Optimiser le traitement des demandes entrantes;
- Collecter des données sur les clients et segmenter les audiences;
- Gérer les campagnes publicitaires;
- Établir une communication efficace avec les clients.
Toutes ces actions visent à créer un entonnoir de vente efficace, qui conduit l'utilisateur de la découverte du produit à l'achat. Les outils d'automatisation aident dans ce processus, remplaçant les tâches routinières des managers par des algorithmes automatiques.
Par exemple, pour automatiser la réception des demandes, les marketeurs utilisent des outils tels que des pop-ups, des chats en ligne et des chatbots. Les pop-ups sont des fenêtres contextuelles sur le site avec des formulaires ou des offres qui aident à collecter des contacts pour des interactions ultérieures. Les chats en ligne et les chatbots augmentent considérablement l'efficacité des managers, leur permettant de communiquer avec plusieurs clients en même temps et de traiter plus de demandes.
Automatisation de la gestion de projets
Gérer des projets sans outils d'automatisation peut être un processus laborieux. Les systèmes modernes de gestion de projets offrent de nombreuses possibilités d'automatisation, telles que :
- Création de tâches par modèle ou déclencheur;
- Rapport automatique sur les tâches réalisées et en retard;
- Notifications des participants au projet sur les nouvelles tâches et les changements dans les plans.
Ces fonctionnalités simplifient non seulement l'exécution des tâches, mais aident également l'équipe à se concentrer sur des aspects plus importants du travail.
Comment mettre en œuvre l'automatisation des processus d'affaires ?
Pour réussir l'implémentation de l'automatisation, il est nécessaire qu'elle soit bénéfique à la fois pour l'entreprise et pour les employés. Avant de commencer le processus, il est important de s'assurer des aspects suivants :
- Compréhension claire des objectifs et des tâches à améliorer;
- Les coûts prévisibles des outils et de la formation ne dépassent pas les bénéfices attendus;
- Stabilité et clarté des processus d'affaires.
Après cela, on peut passer à l'étape de planification. Il est important d'analyser le parcours client et de déterminer quelles étapes peuvent être automatisées pour augmenter les ventes. Par exemple, si une entreprise vend des fleurs via les réseaux sociaux, l'implémentation d'un chatbot avec une fonction de paiement en ligne peut grandement faciliter le travail des managers et augmenter le volume des ventes.
En cas de difficultés lors du processus d'automatisation, il est conseillé de faire appel à des spécialistes qui peuvent aider à analyser les processus d'affaires actuels et à élaborer un plan d'automatisation personnalisé.
