Inhalt
- E-Mail-Etikette
- Absenderadresse und Betreff
- Grüße und Anrede
- Kommunikationsstil
- Fehler im Text
- Design der E-Mail und Links
- Handlungsaufforderung
- Signatur
- Beste Zeit zum Versenden
- Bedeutung der E-Mail-Etikette
E-Mail-Etikette
Die E-Mail-Etikette umfasst eine Reihe von Regeln, die den Kommunikationsprozess über E-Mail regeln. Sie beinhaltet sowohl allgemeine Normen (z. B. Grüße und Abschiedsformulierungen) als auch technische Aspekte, die den Nutzern helfen, Nachrichten leicht zu erfassen und zu lesen. In erster Linie wird E-Mail für geschäftliche Korrespondenz und Newsletter verwendet, weshalb die Einhaltung dieser Regeln in offiziellen Kommunikationen besonders wichtig wird.
Absenderadresse und Betreff
Die Absenderadresse und der Betreff spielen eine entscheidende Rolle dabei, ob der Empfänger die Nachricht öffnet. Die Absenderadresse ist eine Art Visitenkarte. Es ist wichtig, dass sie professionell ist und Vor- und Nachnamen enthält. Zum Beispiel wird die Adresse tatiana_tkachuk@gmail.com wesentlich besser wahrgenommen als tane4ka_milashka@gmail.com. Viele E-Mail-Dienste bieten die Möglichkeit, den Anzeigenamen einzurichten, was einen solideren Eindruck hinterlässt.
Was den Betreff betrifft, so sollte er den Inhalt der Nachricht klar widerspiegeln. Anstelle von "Rabatte auf Dienstleistungen" ist es besser, "Angebot für Ivanov I.I." anzugeben. Vermeiden Sie Betreffzeilen, die werblich erscheinen könnten, da dies dazu führen kann, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner landet.
Grüße und Anrede
Grüße und Anrede sollten in jeder E-Mail vorhanden sein. Verwenden Sie standardmäßige höfliche Phrasen: „Guten Tag!“ oder „Hallo!“. Es ist nicht ratsam, zu formelle oder unpassende Ausdrücke wie „Sehr geehrter Viktor Alexandrowitsch“ zu verwenden. In einigen Fällen, insbesondere wenn Sie mit einer jüngeren Zielgruppe kommunizieren, können informellere Grüße verwendet werden, aber im Rahmen der geschäftlichen Korrespondenz sollte man dies besser vermeiden.
Kommunikationsstil
Beim Verfassen von E-Mails ist es wichtig, einen geschäftlichen Ton und Respekt gegenüber dem Gesprächspartner zu wahren. Die Gedanken sollten klar formuliert und kurz gefasst sein. Die E-Mail-Etikette erlaubt in bestimmten Bereichen, wie z. B. in der IT, einen lockereren Stil. Doch selbst in diesem Fall ist Mäßigung wichtig. Es ist besser, übermäßige Höflichkeit zu zeigen, als vertraulich zu erscheinen.
Fehler im Text
Eine der gravierendsten Fehler in der E-Mail-Korrespondenz ist das Vorhandensein von grammatikalischen Fehlern. Keine verlockenden Angebote werden den Ruf des Absenders retten, wenn der Text Tippfehler oder Unsauberkeiten enthält. Geschäftliche E-Mails sollten kurz und prägnant sein, und wenn die Nachricht mehr Text erfordert, sollte sie mit Absätzen und Hervorhebungen strukturiert werden.
Design der E-Mail und Links
Das Design der E-Mail spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Auffällige Elemente und professionelle Layouts sind in Werbe-E-Mails angemessen, aber in geschäftlicher Korrespondenz genügt eine standardmäßige Signatur und Kontaktdaten. Beim Einfügen von Links verwenden Sie Hyperlinks für eine saubere Gestaltung. Dies macht den Text lesbarer und angenehmer zu erfassen.
Handlungsaufforderung
Jede E-Mail sollte ein klares Ziel haben. Formulieren Sie unbedingt, was genau Sie vom Empfänger möchten: einem Link zu folgen, auf ein Angebot zu antworten oder sich über neue Produkte zu informieren. Verwenden Sie Schaltflächen mit Aufforderungen oder hervorgehobene Hyperlinks, um die Effektivität zu erhöhen.
Signatur
Beenden Sie die E-Mail nicht ohne eine Signatur. In der Regel besteht sie aus der Phrase „Mit freundlichen Grüßen“ mit Angabe von Vorname, Nachname, Position und Firmenname. Es ist auch nützlich, Kontaktdaten hinzuzufügen, damit der Empfänger leicht mit Ihnen in Kontakt treten kann. Viele E-Mail-Dienste bieten die Option einer automatischen Signatur, was den Prozess erheblich vereinfacht.
Beste Zeit zum Versenden
Es ist schwierig, die beste Zeit für das Versenden von E-Mails zu bestimmen, da dies von vielen Faktoren und den Besonderheiten Ihrer Zielgruppe abhängt. Dennoch zeigen Studien, dass Dienstag und Donnerstag möglicherweise günstigere Tage für geschäftliche Korrespondenz sind als Montag, wenn die Postfächer mit Nachrichten überflutet sind.
Bedeutung der E-Mail-Etikette
Die E-Mail-Etikette ist ein wichtiger Aspekt, der Ihre Arbeit und Ihr Geschäft erheblich beeinflussen kann. Wenn Sie diese einfachen Regeln lernen, erhöhen Sie die Chancen auf eine erfolgreiche Interaktion mit Kunden und Partnern, verbessern das Image des Unternehmens und hinterlassen einen positiven Eindruck, selbst vor dem ersten Treffen.
