Conteúdo
- Etiqueta de e-mail
- Endereço do remetente e assunto do e-mail
- Saudações e endereçamento
- Estilo de comunicação
- Erros no texto
- Design do e-mail e links
- Chamada para ação
- Assinatura
- Melhor hora para enviar
- Importância da etiqueta de e-mail
Etiqueta de e-mail
A etiqueta de e-mail abrange um conjunto de regras que regulam o processo de comunicação por meio de e-mails. Ela inclui tanto normas gerais (como saudações e despedidas) quanto aspectos técnicos que ajudam os usuários a perceber e ler mensagens com facilidade. A principal função do e-mail é para correspondência comercial e campanhas, portanto, seguir essas regras torna-se especialmente importante na comunicação oficial.
Endereço do remetente e assunto do e-mail
O endereço do remetente e o assunto do e-mail desempenham um papel crucial em saber se o destinatário abrirá a mensagem. O endereço do remetente é uma espécie de cartão de visita. É importante que ele seja profissional e contenha nome e sobrenome. Por exemplo, o endereço tatiana_tkachuk@gmail.com será percebido muito melhor do que tane4ka_milashka@gmail.com. Muitos serviços de e-mail oferecem a possibilidade de configurar a exibição do nome, o que cria uma impressão mais sólida.
Quanto ao assunto do e-mail, ele deve refletir claramente o conteúdo da mensagem. Por exemplo, em vez de "Descontos em serviços", é melhor indicar "Proposta comercial para Ivanov I.I.". Evite títulos que possam parecer promocionais, pois isso pode fazer com que seu e-mail vá para a pasta de spam.
Saudações e endereçamento
Saudações e endereçamento devem estar presentes em cada e-mail. Use frases educadas padrão: "Olá!" ou "Bom dia!". Não recorra a expressões muito formais ou inadequadas, como "Muito respeitoso Victor Alexandrovich". Em alguns casos, especialmente se você estiver se comunicando com um público jovem, pode usar saudações mais informais, mas em correspondência comercial isso deve ser evitado.
Estilo de comunicação
Ao escrever e-mails, é importante manter um tom profissional e respeito pelo interlocutor. Os pensamentos devem ser formulados claramente e expostos de forma concisa. A etiqueta de e-mail permite um estilo mais livre em determinadas áreas, como TI. No entanto, mesmo assim, a moderação é importante. É melhor demonstrar excesso de educação do que parecer íntimo.
Erros no texto
Um dos erros mais graves na correspondência eletrônica é a presença de erros gramaticais. Nenhuma proposta atraente salvará a reputação do remetente se o texto contiver erros de digitação e descuidos. E-mails comerciais devem ser breves e objetivos, e se a mensagem exigir grandes volumes de texto, ela deve ser estruturada com parágrafos e destaques.
Design do e-mail e links
O design do e-mail também desempenha um papel importante. Elementos brilhantes e layout profissional são adequados em campanhas promocionais, mas na correspondência comercial, uma assinatura padrão e informações de contato são suficientes. Ao inserir links, use hiperlinks para uma apresentação organizada. Isso torna o texto mais legível e fácil de entender.
Chamada para ação
Cada e-mail deve ter um objetivo claro. Certifique-se de formular o que exatamente você deseja do destinatário: clicar no link, responder à proposta ou conhecer novos produtos. Use botões com chamadas ou hiperlinks destacados para aumentar a eficácia.
Assinatura
Ao finalizar o e-mail, não se esqueça da assinatura. Normalmente, é a frase "Atenciosamente" seguida do nome, sobrenome, cargo e nome da empresa. Também é útil adicionar contatos para que o destinatário possa entrar em contato com você facilmente. Muitos serviços de e-mail oferecem a opção de assinatura automática, o que facilita bastante o processo.
Melhor hora para enviar
Determinar o melhor momento para enviar e-mails é difícil, pois depende de muitos fatores e características do seu público. No entanto, pesquisas mostram que terça e quinta podem ser dias mais favoráveis para correspondência comercial do que segunda-feira, quando as caixas de entrada estão cheias de mensagens.
Importância da etiqueta de e-mail
A etiqueta de e-mail é um aspecto importante que pode influenciar significativamente seu trabalho e negócios. Ao estudar essas simples regras, você aumentará as chances de interações bem-sucedidas com clientes e parceiros, melhorará a imagem da empresa e criará uma impressão positiva mesmo antes do primeiro encontro.
