Contenu
- Étiquette de l'e-mail
- Adresse de l'expéditeur et sujet du mail
- Salutations et adresse
- Style de communication
- Erreurs dans le texte
- Design de l'e-mail et liens
- Appel à l'action
- Signature
- Meilleur moment pour envoyer
- Importance de l'étiquette de l'e-mail
Étiquette de l'e-mail
L'étiquette de l'e-mail couvre un ensemble de règles qui régissent le processus de communication par e-mail. Elle inclut à la fois des normes générales (par exemple, les salutations et les adieux) et des aspects techniques qui aident les utilisateurs à percevoir et à lire facilement les messages. En général, l'e-mail est utilisé pour la correspondance professionnelle et les envois, donc le respect de ces règles devient particulièrement important dans la communication officielle.
Adresse de l'expéditeur et sujet du mail
L'adresse de l'expéditeur et le sujet du mail jouent un rôle clé dans la décision du destinataire d'ouvrir le message. L'adresse de l'expéditeur est une sorte de carte de visite. Il est important qu'elle soit professionnelle et contienne le prénom et le nom de famille. Par exemple, l'adresse tatiana_tkachuk@gmail.com sera perçue beaucoup mieux que tane4ka_milashka@gmail.com. De nombreux services de messagerie offrent la possibilité de personnaliser l'affichage du nom, ce qui crée une impression plus solide.
Quant au sujet du mail, il doit refléter clairement l'essence du message. Par exemple, au lieu de « Remises sur les services », il est préférable d'indiquer « Proposition commerciale pour Ivanov I.I. ». Évitez les titres qui peuvent sembler publicitaires, car cela peut entraîner le placement de votre mail dans le dossier de spam.
Salutations et adresse
Les salutations et l'adresse doivent obligatoirement figurer dans chaque mail. Utilisez des formules de politesse standard : « Bonjour ! » ou « Bon après-midi ! ». Il n'est pas nécessaire d'utiliser des expressions trop formelles ou inappropriées, telles que « Très honoré Viktor Alexandrovitch ». Dans certains cas, surtout si vous communiquez avec un public jeune, il est possible d'utiliser des salutations plus informelles, mais dans le cadre de la correspondance professionnelle, il vaut mieux les éviter.
Style de communication
Lors de la rédaction de mails, il est important de maintenir un ton professionnel et du respect envers l'interlocuteur. Les pensées doivent être clairement formulées et exposées de manière concise. L'étiquette de l'e-mail admet un style plus libre dans certains domaines, par exemple, dans l'informatique. Cependant, même dans ce cas, la modération est importante. Il vaut mieux faire preuve d'une politesse excessive que de sembler familier.
Erreurs dans le texte
Une des erreurs les plus graves dans la correspondance électronique est la présence d'erreurs grammaticales. Aucune offre alléchante ne sauvera la réputation de l'expéditeur si le texte contient des fautes de frappe et des imprécisions. Les mails professionnels doivent être courts et concis, et si le message nécessite de grandes quantités de texte, il doit être structuré à l'aide de paragraphes et de mises en évidence.
Design de l'e-mail et liens
Le design de l'e-mail joue également un rôle important. Les éléments colorés et la mise en page professionnelle sont appropriés dans les envois publicitaires, mais dans la correspondance professionnelle, une signature standard et des informations de contact suffisent. Lors de l'insertion de liens, utilisez des hyperliens pour une présentation soignée. Cela rend le texte plus lisible et plus facile à comprendre.
Appel à l'action
Chaque mail doit avoir un objectif clair. Formulez toujours ce que vous attendez du destinataire : suivre un lien, répondre à une proposition ou se familiariser avec de nouveaux produits. Utilisez des boutons d'appel ou des hyperliens mis en évidence pour améliorer l'efficacité.
Signature
En terminant un mail, n'oubliez pas la signature. C'est généralement la phrase « Cordialement » suivie du prénom, du nom, du poste et du nom de l'entreprise. Il est également utile d'ajouter des contacts pour que le destinataire puisse facilement vous joindre. De nombreux services de messagerie proposent une option de signature automatique, ce qui simplifie considérablement le processus.
Meilleur moment pour envoyer
Déterminer le meilleur moment pour envoyer des mails est difficile, car cela dépend de nombreux facteurs et des caractéristiques de votre public. Cependant, des études montrent que le mardi et le jeudi peuvent être des jours plus favorables pour la correspondance professionnelle que le lundi, lorsque les boîtes de réception sont pleines de messages.
Importance de l'étiquette de l'e-mail
L'étiquette de l'e-mail est un aspect important qui peut avoir un impact significatif sur votre travail et votre entreprise. En étudiant ces simples règles, vous augmenterez vos chances d'interaction réussie avec les clients et les partenaires, améliorerez l'image de l'entreprise et laisserez une impression positive même avant la première rencontre.
