Inhalt
- Was ist ein Informationsschreiben?
- Aufgaben des Informationsschreibens
- Arten von Informationsschreiben
- Wie man ein Informationsschreiben verfasst
Was ist ein Informationsschreiben?
Ein Informationsschreiben ist eine geschäftliche Mitteilung, die wichtige offizielle Informationen über Ereignisse und Änderungen enthält, die das Unternehmen oder die Branche betreffen. Es kann über verschiedene Aspekte informieren, wie z.B. die Änderung von Kontoinformationen, die Aktualisierung von Vertragsbedingungen oder die Ankündigung bevorstehender Veranstaltungen. In den meisten Fällen werden solche Schreiben in E-Mail-Newsletter verwendet, um Abonnenten über Neuigkeiten und aktuelle Ereignisse zu informieren.
Traditionell werden Informationsschreiben auf Papier verfasst, nummeriert und vom Geschäftsführer der Organisation unterzeichnet. Angesichts der Geschwindigkeit, mit der Informationen übermittelt werden müssen, greifen Unternehmen jedoch häufig auf den Versand elektronischer Versionen solcher Schreiben zurück. Um eine einheitliche und professionelle Image zu fördern, werden spezielle Vorlagen entwickelt, die dem Corporate Design des Unternehmens oder den Empfehlungen der Normen entsprechen.
Aufgaben des Informationsschreibens
Informationsschreiben werden sowohl von privaten Unternehmen als auch von staatlichen Institutionen versendet. Im Rahmen der Marketingstrategie erfüllen solche Mitteilungen mehrere wichtige Aufgaben:
- Informierung: Die Schreiben geben wichtige Nachrichten und Änderungen bekannt, die die Arbeit des Unternehmens oder der Branche betreffen.
- Imagebildung: Sie helfen, das Bild und den Ruf des Unternehmens in den Augen von Partnern und Verbrauchern zu gestalten, indem sie den Status als Experte in ihrem Bereich betonen.
- Aufrechterhaltung der Kommunikation: Informationsschreiben erinnern die Nutzer an das Produkt oder Unternehmen, was zur Pflege des Kontakts mit den Kunden beiträgt.
- Traffic-Anziehung: Solche Schreiben können Interesse wecken und die Leser motivieren, die Website für weitere Informationen zu besuchen.
Im Gegensatz zu Werbe-E-Mails, die offen Produkte oder Dienstleistungen bewerben, übermitteln Informationsschreiben wichtige Informationen, ohne den Empfänger direkt zu einer Handlung aufzufordern.
Arten von Informationsschreiben
Je nach Inhalt und Ziel werden verschiedene Arten von Informationsschreiben unterschieden:
- Benachrichtigungen: Informieren über Ereignisse, Änderungen oder Tatsachen, wie z.B. neue Kontoinformationen oder den Wechsel des Geschäftsführers.
- Erinnerungen: Erinnern den Empfänger an die Notwendigkeit, bestimmte Handlungen auszuführen, z.B. die Begleichung von Schulden.
- Bestätigungen: Dokumentieren die erzielten Vereinbarungen und halten Ereignisse fest, wie z.B. den Erhalt von Zahlungen oder die Lieferung von Waren.
- Erklärungen: Offizielle Schreiben, in denen die Position des Absenders zu einem bestimmten Thema dargelegt wird, z.B. zur Kündigung eines Vertrags.
- Werbe-Informationsschreiben: Bewerben nicht offen Produkte, informieren jedoch über Neuheiten und Ereignisse und wahren dabei einen offiziellen Ton.
Wie man ein Informationsschreiben verfasst
Informationsschreiben lassen sich in drei Hauptgruppen unterteilen. Offizielle Schreiben im Namen von Organisationen werden meistens in Papierform gemäß den Normen verfasst. Dies kann eine Benachrichtigung über die Änderung von Kontoinformationen oder Preisänderungen sein. Geschäftliche Korrespondenz mit Partnern erfolgt in der Regel in einer lockereren Form, um übermäßige Förmlichkeit zu vermeiden. E-Mail-Newsletter werden im Corporate Design des Unternehmens gestaltet.
Es gibt allgemeine Prinzipien für die Erstellung von Informationsschreiben:
- Bewahren Sie einen offiziellen und zurückhaltenden Ton.
- Vermeiden Sie komplizierte Begriffe und Bürokratismus.
- Strukturieren Sie den Text in sinnvolle Abschnitte.
- Schreiben Sie kurz und prägnant, indem Sie alle notwendigen Informationen einfügen.
- Überprüfen Sie den Text auf Rechtschreib- und Interpunktionsfehler vor dem Versand.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass ein Informationsschreiben für die Wahrnehmung zugänglich sein und gemäß den Unternehmensstandards gestaltet sein sollte. Ein ansprechendes Design, das das Logo und standardisierte Kontoinformationen enthält, trägt dazu bei, ein professionelleres Image des Unternehmens zu schaffen.
