Stellen Sie sich vor: Der Texter schreibt einen Text in Google Docs, der Designer schickt ein Layout über Telegram, der Manager setzt Fristen in Excel, und der Kunde bittet darum, alles als eine Datei per E-Mail zu senden. Das Ergebnis – der Beitrag wird später veröffentlicht, Änderungen gehen in der Korrespondenz verloren, und der SMM-Spezialist versucht anstatt kreativ zu sein zu verstehen, welche Version des Textes gepostet werden soll.
Man kann jedoch anders arbeiten: ohne ständige Wechsel zwischen Diensten und Fehler. Es reicht aus, den Prozess so zu gestalten, dass jeder seine Rolle kennt und die Aufgaben in einem klaren System voranschreiten. In diesem Artikel werden wir besprechen, wie man ein Team in einem einzigen Arbeitsbereich zusammenstellt und Chaos in einen reibungslos funktionierenden Prozess verwandelt.
Tafel in Postmypost
Wenn Sie jemals Trello verwendet haben, sind Ihnen die Tafel-Formate bekannt: Aufgaben werden als Karten angezeigt und bewegen sich in Spalten von Phase zu Phase. Aber solche Werkzeuge haben einen Nachteil – sie sind von sich aus nicht mit der Veröffentlichung in sozialen Netzwerken verbunden. Das heißt, das Planen ist bequem, aber dann muss man wieder zwischen den Diensten springen: separate Tabellen, separate Messenger, separate Dienste für das geplante Posten.
In Postmypost haben wir alle Phasen an einem Ort zusammengeführt und eine Tafel geschaffen, die für die Arbeit des SMM-Teams optimiert ist. Sie erstellen einen Beitrag, beschreiben das Briefing für Texter und Designer, stimmen das Material im Team ab, zeigen es dem Kunden oder Vorgesetzten und setzen sofort ein Veröffentlichungsdatum. Das heißt, ein Wechsel zwischen Anwendungen ist nicht nötig.
Jeder Beitrag auf der Tafel lebt in seiner eigenen Spalte. Die Spalten sind die Phasen des Arbeitsprozesses: „Entwurf“, „Erstellung“, „Genehmigung“, „Planung“, „Veröffentlicht“. Das Praktischste ist, dass sie an Ihr Format angepasst werden können. Zum Beispiel kann man einen zusätzlichen Schritt „Design“ oder „Rechtsprüfung“ hinzufügen.
Im Grunde genommen ist die Tafel in Postmypost der Weg des Beitrags, von der Idee bis zur Veröffentlichung in sozialen Netzwerken. Sie sehen immer, in welcher Phase er sich befindet und wer dafür verantwortlich ist. Details zur Arbeit mit der Tafel finden Sie in diesem Material.
Phasen der Arbeit
Sie können die Phasen selbst einstellen, aber es gibt eine Basisvariante – sie eignet sich für die meisten Teams.
- Entwurf. Hier sammelt der Projektmanager oder SMM-Spezialist alle Ideen und Skizzen. In der Karte können Thesen, die Struktur des Beitrags oder das Briefing für Texter und Designer festgehalten werden. Es sind schnelle Notizen, die später zu Inhalten werden. Man kann sofort ein Datum und eine Uhrzeit für die Veröffentlichung wählen.
- Texterstellung. In dieser Phase schreibt der Spezialist den Text, basierend auf dem hinterlassenen Briefing.
- Design. Der Designer, der die Aufgabe von SMM-Spezialist und Texter sieht, erstellt und fügt Bilder hinzu.
- Genehmigung. Wenn das Team bereit ist, das Ergebnis zu zeigen, geht der Beitrag zur Genehmigung an den Kunden. Er sieht nur diese Phase – mischt sich nicht in Entwürfe und interne Diskussionen ein.
- Planung. Wenn dem Kunden alles gefällt, drückt er die Schaltfläche „Genehmigen“ und der Beitrag wechselt zur Phase der geplanten – manuell muss nicht veröffentlicht werden. Der Auto-Posting-Service Postmypost übernimmt das für Sie.
- Veröffentlichung. Wenn der Beitrag in dieser Phase ist, bedeutet das, dass er erfolgreich veröffentlicht wurde.
Im Abschnitt „Arbeitsprozess“ können Sie die Phasen nach Ihren Bedürfnissen anpassen.
Damit niemand seine Phase verpasst, können Sie Benachrichtigungen über Telegram, E-Mail und Push im App aktivieren. Mehr dazu – in der Anleitung.
Wenn der Beitrag beispielsweise in die Phase „Design“ wechselt, erhält der Designer sofort eine Nachricht darüber. Genauso verhält es sich mit dem Kunden in der Genehmigungsphase – ihm wird eine Benachrichtigung gesendet und er kann sofort dem Link folgen.
Benachrichtigungen können im Abschnitt „Team“ im Menü rechts eingestellt werden.
Rollen und Zugriffsrechte
In Postmypost gibt es ein System von Rollen und Zugriffsrechten. Jeder Spezialist arbeitet in seinem Verantwortungsbereich – der Administrator verwaltet den gesamten Prozess.
Manager erstellt und bearbeitet Beiträge, veröffentlicht sie, arbeitet mit Analysen und Monitoring. Aber er kann dabei nicht die Genehmigungsphasen überspringen.
Administrator hat die volle Kontrolle. Projektmanagement, Zugang zu allen Funktionen und Einstellungen.
Creator ist für den Inhalt verantwortlich. Er schreibt Texte, lädt Visuals hoch, nimmt an Diskussionen teil. Aber Beiträge veröffentlichen kann er nicht.
Es gibt auch einen Genehmiger – eine Person, die nur Materialien annimmt oder ablehnt. Zum Beispiel ein Jurist.
Wenn die bestehenden Rollen nicht ausreichen, können flexible Rechte eingerichtet werden.
Rollen können im Abschnitt „Team“ eingerichtet werden.
Warum das für das Team vorteilhaft ist
Wenn alle in einem Raum arbeiten, hat Chaos einfach keine Zeit, zu entstehen. Was sind die weiteren Vorteile?
- Ein Dienst statt drei. Man muss nicht mehr zwischen Tabellen, Messengern und Trello springen. Alles lebt in Postmypost.
- Zeitersparnis. Je weniger Wechsel und überflüssige Aktionen, desto mehr Zeit bleibt für Kreativität und Strategie.
- Sicherheit. Passwörter für soziale Netzwerke werden nicht von Hand zu Hand weitergegeben. Alle arbeiten über Postmypost mit dem Zugriffslevel, das sie benötigen.
Versuchen Sie, Rollen und Arbeitsphasen in Postmypost einzurichten, und Sie werden sofort den Unterschied spüren. Anstelle von endlosen Genehmigungen und Tabellen haben Sie ein klares System, das Zeit und Nerven des gesamten Teams spart.
