Trabalho com conteúdo em grandes equipes — não é o processo mais fácil. Quando várias pessoas trabalham nas tarefas, tudo pode facilmente se transformar em caos: materiais publicados acidentalmente, confusão com as edições, aprovação de posts errados.
Nessas situações, é conveniente quando o trabalho passa sequencialmente de etapa em etapa, de tarefa em tarefa. Em nosso serviço, o fluxo de trabalho é organizado em colunas com tarefas, por exemplo: «Rascunho» → «Criação» → «Planejamento» → «Publicação». Esse formato será familiar para aqueles que trabalharam com o Trello ou o Jira.
Para ainda maior conveniência e redução de erros, cada etapa pode ser atribuída a um membro específico da equipe. Por exemplo, redatores e designers são responsáveis apenas pela criação de posts, enquanto o especialista técnico é exclusivamente responsável pela verificação dos dados.
O cliente vê apenas o resultado final, sem interferir no processo. O controle total permanece com o administrador do projeto: ele pode monitorar todas as etapas e, se necessário, fazer alterações.
Graças a esse sistema, um redator não conseguirá acidentalmente publicar um post em vez de salvá-lo — ele simplesmente não tem acesso a essa função. O cliente não enfrentará uma situação onde um post foi publicado sem aprovação, pois sem sua aprovação o material não avançará para a próxima etapa.
Quando uma pessoa específica é responsável por cada etapa, o trabalho se torna ordenado. Você sempre vê onde o post está, quem é responsável por ele e qual é a próxima etapa. Este é um sistema lógico que minimiza o risco de erros.
Neste guia, vamos explicar como configurar as permissões de acesso para os membros da equipe para que eles sejam atribuídos a determinadas etapas e realizem apenas suas tarefas.
Como configurar as permissões de acesso?
Passo 1. Adicionamos membros à equipe
Estamos na seção «Equipe», clicamos em «Convidar» e escolhemos o tipo de acesso.
- A equipe vê todos os processos internos.
- O cliente vê apenas o que é destinado a ele (por exemplo, posts em aprovação)
Passo 2. Escolhemos um papel
Distribuímos os papéis de forma a cobrir todas as áreas-chave do trabalho de uma equipe de SMM — desde a criação de conteúdo sem direitos de publicação até o gerenciamento completo do projeto.
Papéis prontos
Gerente — cria, edita, publica posts, visualiza análise e monitoramento, mas não pode pular etapas de aprovação.
Administrador — acesso total ao trabalho no projeto.
Criador — escreve textos, carrega design, participa de discussões, mas não publica.
Aprovador — apenas aprova ou rejeita posts (por exemplo, um advogado ou especialista técnico).
Configurações flexíveis (se os papéis prontos não forem adequados)
Direitos de publicação. Pode criar/editar/excluir posts? Pode publicar sem aprovação?
Acesso à análise e monitoramento. Vê estatísticas e comentários?
Acesso a módulos. Pode configurar integrações, carregar arquivos, criar modelos?
Direitos administrativos. Pode adicionar pessoas à equipe, alterar configurações do projeto?
Passo 3. Configure as etapas de trabalho (para controle total)
Para que o sistema funcione perfeitamente, configure o fluxo de trabalho. Como fazer isso, explicamos no guia anterior.
Por exemplo: Rascunho — Texto — Design — Aprovação interna — Aprovação com o cliente — Publicação.
O redator e o designer trabalham apenas em suas etapas, o cliente vê o post apenas na aprovação, e o gerente o publica somente após todas as verificações. E se algo der errado em alguma etapa, por exemplo, se o cliente não conseguir aprovar o post a tempo, o sistema não permitirá sua publicação.
Conclusão
A configuração de permissões e etapas de trabalho é um sistema que protege contra erros, acelera o trabalho e torna o processo transparente.
Sem mais chats intermináveis e tabelas. Sem publicações acidentais ou perda de dados. Apenas um processo claro, onde todos executam sua tarefa, e o serviço ajuda a evitar erros.
Se ainda não configurou os papéis, tente fazer isso hoje. Você notará imediatamente como o trabalho se tornará mais simples e confortável.
Se tiver ideias ou sugestões para melhorar o serviço, avise-nos! Vá para a seção «Compartilhar uma ideia», deixe suas sugestões, vote em atualizações e participe da discussão.
