Contenu
- Qu'est-ce qu'un briefing ?
- À quoi sert un briefing ?
- Types de briefings
- Que faut-il discuter lors du briefing ?
- Erreurs à éviter
Qu'est-ce qu'un briefing ?
Le briefing est une communication initiale entre le client et le prestataire, durant laquelle les détails clés du projet à venir sont discutés. Ce processus peut se dérouler sous différents formats, tels que des enquêtes, des réunions en personne, des appels vidéo, des conversations téléphoniques ou des échanges par messageries et par e-mail. Les questions formulées pour discuter du projet sont connues sous le nom de briefing.
Il est intéressant de noter que pour les médias, le terme « briefing » a une signification légèrement différente. Il s'agit d'une rencontre publique avec des journalistes, où des représentants d'entreprises ou des autorités discutent de sujets importants, tels que des changements dans l'entreprise ou des décisions politiques. Ces briefings sont organisés dans le but de transmettre des informations actuelles aux médias et au public.
À quoi sert un briefing ?
Dans un contexte marketing, le briefing joue plusieurs rôles clés :
- Définition de l'essence du projet : Le client fournit au prestataire des données clés sur son entreprise, sa cible, ses concurrents et les tâches à accomplir.
- Calcul des coûts et délais : Sur la base des discussions, le prestataire élabore une proposition commerciale, négocie des remises et établit des délais d'exécution.
- Détermination du partenaire et élaboration du cahier des charges : À l'issue du briefing, les parties prennent une décision sur la coopération future. Si un accord est atteint, un cahier des charges est élaboré sur la base du briefing, qui fixe tous les détails du projet.
Pour une protection juridique, il est souhaitable d'attacher le cahier des charges au contrat, ce qui donnera au document une force juridique et permettra d'y faire référence en cas de litiges.
Types de briefings
Les briefings peuvent être classés selon le mode de communication :
- Réunion en personne hors ligne : Des représentants des deux parties y assistent, ce qui permet aux participants de se rencontrer, de poser des questions et de discuter du projet. Les rôles au sein de l'équipe doivent être répartis à l'avance pour une communication plus efficace.
- Interaction à distance : Inclut des appels vidéo, des conversations téléphoniques et des échanges écrits, l'enquête étant l'un des formats les plus pratiques. Cependant, il convient de noter que les enquêtes textuelles peuvent parfois donner des informations insuffisantes.
Que faut-il discuter lors du briefing ?
Les thèmes à aborder lors d'un briefing peuvent varier en fonction du type de projet, mais il existe plusieurs points communs qui sont importants pour tous :
- Informations générales sur l'entreprise : Nom, type d'activité, réalisations et particularités de la marque.
- Public cible : Portrait détaillé des clients potentiels, y compris leurs intérêts et besoins.
- Problèmes actuels : Raisons de la prise de contact avec le prestataire.
- Objectifs et tâches du projet : Définition claire des résultats à atteindre et des tâches à réaliser.
- Délais et budget : Détermination des délais et négociation des montants des honoraires.
- Répartition des rôles : Clarification des pouvoirs et responsabilités de chaque partie.
- Risques : Discussion des éventuels imprévus.
- Restrictions et souhaits : Établissement des limites concernant les solutions acceptables.
- Mesure des résultats : Définition des critères d'évaluation de l'efficacité du travail.
- Questions organisationnelles : Accord sur les modalités et le timing de la communication.
Erreurs à éviter
L'une des erreurs les plus fréquentes est le manque de préparation au briefing. Le client doit formuler clairement les tâches et les problèmes, et le prestataire doit rassembler le maximum d'informations sur le client. Il est également conseillé d'éviter les critiques du travail de chacun et l'utilisation de termes techniques étroits pour rendre la communication aussi claire que possible pour tous les participants.
De plus, il est recommandé aux prestataires de préparer à l'avance des questions correspondant à la demande du client, en particulier si le projet nécessite une approche personnalisée. Ainsi, dans les agences de contenu, les questions pour le briefing peuvent varier en fonction de la spécificité du projet.
