Contenu
- Qu'est-ce qu'une facture ?
- Qui doit émettre une facture ?
- Types et formats de factures
- Exemple de remplissage d'une facture
- Erreurs courantes lors de l'émission de factures
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document comptable qui sert de preuve de la réception de biens par l'acheteur. C'est un outil important dans le business et joue un rôle clé dans les opérations financières entre les parties à la transaction. Pour l'acheteur, ce document est nécessaire pour obtenir un crédit de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), tandis que le vendeur l'utilise pour déterminer le montant de la TVA à verser au budget de l'État.
La facture contient des informations sur les parties à la transaction, y compris les données sur l'acheteur et le vendeur, la description des biens ou services, leur coût, ainsi que le montant de la TVA et d'autres points clés. Toutes les informations fournies doivent être actuelles et correspondre aux données d'autres documents liés à la transaction. Il est important de noter que le format de la facture doit respecter les dernières exigences établies par la législation.
Qui doit émettre une facture ?
Lorsque l'entrepreneur enregistre une nouvelle entité juridique ou obtient le statut d'entrepreneur individuel, il doit choisir un système fiscal selon lequel il effectuera ses paiements. L'État propose différentes options, telles que le système fiscal général, simplifié, à brevet et l'impôt agricole unique. Le choix du système dépend du statut juridique de l'entreprise et du montant des revenus annuels.
La plupart de ces systèmes incluent la TVA, qui est une taxe sur la valeur ajoutée. Toutes les entreprises et entrepreneurs individuels qui sont tenus de payer la TVA doivent émettre des factures. Le paiement de la TVA se fait sur la base de la différence entre le prix du bien ou du service et son coût de revient. La taxe est versée au budget, en déduisant le montant de la TVA payé aux fournisseurs du montant total de l'obligation fiscale.
L'obligation d'émettre des factures reste à la charge de toutes les entreprises, sauf dans les cas où elles vendent des biens ou services exonérés de taxes. La liste de ces biens et services est limitée et indiquée dans l'article 149 du Code fiscal de la Russie.
Types et formats de factures
Il existe quatre types principaux de factures : facture de livraison, facture d'acompte, facture de rectification et facture corrigée. Le fournisseur doit choisir le type de document approprié en fonction de la situation concrète. Par exemple, la facture d'acompte est émise si le paiement a été reçu avant la livraison des biens, tandis que la facture de livraison est émise après. En cas d'erreurs dans la facture émise, il est nécessaire de rédiger un document de rectification ou corrigé.
Pour tous les types, sauf la facture de rectification, un même formulaire est utilisé. Le document de rectification a un modèle séparé. La législation permet d'émettre des factures sous forme papier ou électronique. En général, la rédaction de cette documentation est effectuée par la comptabilité de l'entreprise. Lors de la création d'une facture papier, il est nécessaire d'élaborer deux exemplaires, qui sont signés par le comptable principal et le directeur de l'entreprise.
Après signature, un exemplaire est remis à l'acheteur, tandis que le second reste chez le vendeur. Les deux parties sont tenues d'enregistrer la remise du document dans leurs livres de ventes et d'achats.
Exemple de remplissage d'une facture
L'émission d'une facture peut se faire à l'aide de la circulation électronique des documents (CED). Ce sont des programmes spécialisés gérés par des entreprises opératrices, approuvées par le Service fédéral des impôts (SFI). La connexion à la CED est possible à tout moment après l'enregistrement de l'entité juridique ou de l'entrepreneur individuel.
Le processus de circulation électronique des documents comprend plusieurs étapes : l'initiateur crée la facture, la signe avec une signature électronique et l'envoie à l'acheteur via le programme de CED. L'acheteur reçoit le document, le vérifie et, si tout est en ordre, le signe également. Sinon, il peut retourner le document en indiquant les raisons. Après approbation de la facture, le programme de CED l'ajoute aux livres d'achats et de ventes.
Erreurs courantes lors de l'émission de factures
Il existe des erreurs courantes qui peuvent entraîner un refus de déduction de la TVA. Celles-ci incluent des données incorrectes qui empêchent le SFI d'identifier les parties à la transaction ou de déterminer correctement le nom et le coût des biens. Les erreurs les plus fréquentes incluent :
- Données obsolètes de l'acheteur, par exemple, une adresse incorrecte.
- Utilisation de prix issus d'anciennes versions de contrats ou d'accords.
- Mauvais choix de taux d'imposition, par exemple, 20 % au lieu de 10 %.
- Incohérence du nom du bien ou du service avec d'autres documents.
- Mauvais code de devise.
Les comptables doivent vérifier attentivement tous les détails, en les comparant avec les documents actuels, car des erreurs peuvent entraîner un refus de déduction fiscale. Si l'acheteur reçoit une facture incorrecte, il doit immédiatement contacter le vendeur pour corriger les erreurs.
