Contenuto
- Etichetta della posta elettronica
- Indirizzo del mittente e oggetto della lettera
- Saluto e indirizzamento
- Stile di comunicazione
- Errori nel testo
- Design della lettera e link
- Chiamata all'azione
- Firma
- Miglior momento per inviare
- Importanza dell'etichetta della posta elettronica
Etichetta della posta elettronica
L'etichetta della posta elettronica comprende un insieme di regole che regolano il processo di comunicazione tramite email. Include sia norme generali (ad esempio, saluti e congedi) che aspetti tecnici che aiutano gli utenti a percepire e leggere facilmente i messaggi. In generale, l'email è utilizzata per la corrispondenza commerciale e le newsletter, quindi rispettare queste regole diventa particolarmente importante nella comunicazione ufficiale.
Indirizzo del mittente e oggetto della lettera
L'indirizzo del mittente e l'oggetto della lettera giocano un ruolo chiave nel decidere se il destinatario aprirà il messaggio. L'indirizzo del mittente è una sorta di biglietto da visita. È importante che sia professionale e contenga nome e cognome. Ad esempio, l'indirizzo tatiana_tkachuk@gmail.com sarà percepito molto meglio rispetto a tane4ka_milashka@gmail.com. Molti servizi di posta offrono la possibilità di impostare la visualizzazione del nome, il che crea un'impressione più solida.
Per quanto riguarda l'oggetto della lettera, deve riflettere chiaramente il contenuto del messaggio. Ad esempio, invece di "Sconti sui servizi" è meglio indicare "Offerta commerciale per Ivanov I.I.". Evita titoli che possano sembrare pubblicitari, poiché questo potrebbe portare il tuo messaggio a finire nella cartella dello spam.
Saluto e indirizzamento
Il saluto e l'indirizzamento devono necessariamente essere presenti in ogni lettera. Utilizza frasi di cortesia standard: "Buongiorno!" o "Buon pomeriggio!". Non è opportuno ricorrere a espressioni troppo formali o inadeguate, come "Egregio Dott. Viktor Alexandrovich". In alcuni casi, specialmente se ti rivolgi a un pubblico giovane, puoi utilizzare saluti più informali, ma nella corrispondenza commerciale è meglio evitarli.
Stile di comunicazione
Quando scrivi lettere, è importante mantenere un tono professionale e rispetto per l'interlocutore. I pensieri devono essere formulati chiaramente e esposti in modo conciso. L'etichetta della posta elettronica consente uno stile più libero in alcuni settori, ad esempio nell'IT. Tuttavia, anche in questo caso, la moderazione è importante. È meglio mostrare eccessiva cortesia piuttosto che apparire familiari.
Errori nel testo
Uno degli errori più gravi nella corrispondenza elettronica è la presenza di errori grammaticali. Nessuna offerta allettante salverà la reputazione del mittente se il testo contiene refusi e imprecisioni. Le lettere commerciali devono essere brevi e pertinenti, e se il messaggio richiede un volume maggiore di testo, deve essere strutturato con paragrafi e evidenziazioni.
Design della lettera e link
Il design della lettera svolge anche un ruolo importante. Elementi vivaci e impaginazione professionale sono appropriati nelle newsletter pubblicitarie, ma nella corrispondenza commerciale è sufficiente una firma standard e informazioni di contatto. Quando inserisci link, utilizza hyperlink per una presentazione ordinata. Questo rende il testo più leggibile e facile da comprendere.
Chiamata all'azione
Ogni lettera deve avere un obiettivo chiaro. Assicurati di formulare cosa desideri dal destinatario: cliccare su un link, rispondere all'offerta o conoscere i nuovi prodotti. Utilizza pulsanti con chiamate all'azione o link evidenziati per aumentare l'efficacia.
Firma
Alla fine della lettera, non dimenticare di includere la firma. Di solito, si tratta della frase "Cordiali saluti" seguita dal nome, cognome, posizione e nome dell'azienda. È anche utile aggiungere i contatti, in modo che il destinatario possa contattarti facilmente. Molti servizi di posta offrono l'opzione di firma automatica, il che semplifica notevolmente il processo.
Miglior momento per inviare
Determinare il miglior momento per inviare lettere è difficile, poiché dipende da molti fattori e caratteristiche del tuo pubblico. Tuttavia, ricerche dimostrano che il martedì e il giovedì possono essere giorni più favorevoli per la corrispondenza commerciale rispetto al lunedì, quando le caselle di posta sono piene di messaggi.
Importanza dell'etichetta della posta elettronica
L'etichetta della posta elettronica è un aspetto importante che può influenzare notevolmente il tuo lavoro e affari. Apprendendo queste semplici regole, aumenterai le possibilità di interazione positiva con clienti e partner, migliorerai l'immagine dell'azienda e creerai una buona impressione anche prima del primo incontro.
