Contenuto
- Che cos'è il sistema Kanban
- Come funziona il sistema Kanban
- Come implementare il sistema Kanban
- Vantaggi e svantaggi dell'approccio
- Dove si può applicare l'approccio Kanban
Che cos'è il sistema Kanban
Il Kanban è un metodo di gestione dei compiti, in cui tutte le fasi del progetto vengono visualizzate su una bacheca speciale. Questo consente al team di vedere lo stato attuale dei compiti in qualsiasi momento e garantisce una completa trasparenza del lavoro. Il metodo Kanban appartiene agli approcci agile, progettati per lo sviluppo flessibile del software.
Come funziona il sistema Kanban
L'obiettivo principale del sistema Kanban è rappresentare visivamente il progetto, monitorare il completamento dei lavori e controllare il carico di lavoro degli specialisti. Per semplificare questo processo, il flusso di lavoro viene visualizzato su una bacheca divisa in colonne, ciascuna delle quali rappresenta lo stato attuale dei compiti. I compiti sono rappresentati sotto forma di schede con descrizioni, livello di importanza e informazioni aggiuntive. Man mano che i compiti vengono completati, le schede vengono spostate nella colonna corrispondente, permettendo di valutare immediatamente la situazione attuale del progetto.
Esempio di struttura della bacheca Kanban
Le bacheche Kanban possono essere fisiche o elettroniche. Le bacheche fisiche sono normali bacheche con colonne, su cui i compiti vengono scritti su post-it. Le versioni elettroniche, come Trello e Asana, offrono funzioni simili, ma con il vantaggio aggiuntivo di essere accessibili per i dipendenti remoti.
- Trello: Consente di creare numerosi progetti e aggiungere etichette, allegati e commenti. Le funzioni principali sono disponibili gratuitamente, mentre le tariffe a pagamento offrono ulteriori possibilità.
- Asana: Piattaforma per la gestione dei progetti con funzionalità avanzate, inclusa l'integrazione con altre applicazioni.
Struttura delle colonne
Nella sua forma più semplice, la bacheca Kanban è divisa in tre colonne:
- Da fare (To Do)
- In corso (Doing)
- Completato (Done)
Questa struttura può essere ampliata a seconda delle specifiche del progetto. Ad esempio, nel settore dello sviluppo software possono essere aggiunte colonne aggiuntive, come Backlog, Sviluppo, Test e Pronto.
Come implementare il sistema Kanban
L'implementazione del sistema Kanban richiede una preparazione adeguata e un adattamento del team ai nuovi metodi di lavoro. Per ottenere i migliori risultati, le modifiche dovrebbero essere introdotte gradualmente, assicurando la comprensione delle regole e dei principi di lavoro. I passi principali per un'implementazione efficace includono:
- Visualizzazione del flusso di lavoro: Annotare tutti i compiti attuali e pianificati, determinarne lo stato e posizionarli sulla bacheca.
- Limitare il numero di compiti eseguiti contemporaneamente: Stabilire un numero ottimale di compiti per ogni stato e impostare dei limiti.
- Gestione del flusso di compiti: Cambiare gli stati dei compiti e monitorare il loro movimento per eliminare rapidamente eventuali "collo di bottiglia".
- Discussione delle regole di lavoro: Assicurarsi che tutto il team comprenda come gestire la bacheca e quali regole siano in vigore.
- Analisi delle attività: Riunire regolarmente il team per discutere dei successi e dei problemi, nonché per ottimizzare i processi.
- Sperimentazioni e miglioramenti: Cercare costantemente modi per ottimizzare e implementare modifiche gradualmente.
Vantaggi e svantaggi dell'approccio
Il Kanban offre numerosi vantaggi, tra cui flessibilità, alta partecipazione del team, minore durata delle iterazioni e rapida identificazione dei problemi. Tuttavia, ci sono anche svantaggi, come la limitazione delle dimensioni del team e la pianificazione a breve termine, che possono rendere difficile il monitoraggio dell'esecuzione dei lavori in caso di un gran numero di dipendenti.
Dove si può applicare l'approccio Kanban
La metodologia Kanban è stata sviluppata da Toyota negli anni '50 e da allora ha trovato ampia applicazione in vari settori. Può essere utilizzata nella produzione, nella programmazione, così come in compiti personali e di marketing. Ad esempio, i freelance possono utilizzare una bacheca Kanban per gestire i propri compiti, mentre i team di marketing possono usarla per preparare eventi. Questo metodo consente di visualizzare i flussi di lavoro e gestirli in modo efficace, indipendentemente dalle specifiche del progetto.
