Travailler dans une agence SMM ressemble à jongler : des dizaines de clients, des centaines de publications, des milliers de messages de abonnés et de collègues. Pendant qu'un client attend l'approbation du contenu, un autre demande déjà un rapport de la semaine précédente.
Dans un tel flux, des erreurs peuvent survenir. Mais elles peuvent être évitées. Nous vous expliquons comment Postmypost aide à établir un processus transparent et gérable.
Réfléchissez aux étapes de travail
Le service dispose d'un système d'étapes flexible. Il permet d'adapter le processus de travail à votre style et à la structure de votre équipe, que ce soit un spécialiste individuel ou une grande agence avec plusieurs niveaux d'approbation.
L'interface ressemble à Trello. Les étapes sont des colonnes visuelles sur votre tableau. Par exemple : brouillon - révision - approbation - publication. Chaque membre de l'équipe voit où se trouve la publication et ce qu'il faut en faire.
Comment créer des étapes pour votre processus
Allez dans la section « Processus de travail » et cliquez sur le plus puis sur « Créer une étape ».
Donnez-lui un nom, par exemple « Approvisionnement avec le client » ou « Révision » — puis cliquez sur « Enregistrer ».
Là, configurez également la logique des transitions :
- retour — vous pouvez renvoyer la publication à la révision ou à n'importe quelle étape précédente ;
- avancer — envoyer à l'étape suivante ou directement dans la section appropriée.
Activez l'approbation et la publication automatique
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur le contenu — un rédacteur, un designer, un marketeur et un client — il est facile de manquer quelque chose. L'un n'a pas remarqué une faute de frappe, un autre n'a pas compris la tâche, un troisième a accidentellement envoyé la publication à la publication. Pour éviter cela, vous pouvez configurer un système d'approbation. Cela garantit qu'aucune publication ne sera publiée sur les réseaux sociaux avant approbation.
Il est pratique de s'orienter sur trois formats d'approbation :
- Non obligatoire — lorsque vous devez vérifier uniquement certaines publications ;
- Obligatoire — la publication est automatiquement envoyée pour vérification après une étape donnée (par exemple, ajout d'une image). Tant qu'au moins une personne responsable n'a pas approuvé le contenu, la publication ne sera pas publiée ;
- Approbation multi-niveaux — solution pour les agences avec plusieurs niveaux de vérification. Pour chaque niveau, vous désignez un spécialiste distinct.
Comment configurer les étapes d'approbation, nous l'avons expliqué en détail dans cet article.
Avec les étapes d'approbation, le client ne voit que le contenu final — sans brouillons ni discussions internes. Et le manager est sûr que tout le contenu est approuvé et conforme aux normes de la marque.
Comment configurer le système selon vos besoins
Dans chaque agence, le rythme et la composition de l'équipe sont différents, c'est pourquoi dans Postmypost, les étapes peuvent être configurées selon vos besoins.
Si vous gérez un projet seul, la structure peut être aussi simple que possible :
idée — brouillon — révision — planifiés — publiés
Pour les petites agences ou startups, un schéma linéaire conviendra :
brouillons — approbation — planifiés — publiés
Pour les grandes équipes et agences, la structure est particulièrement importante, car il peut y avoir plusieurs personnes responsables. Dans ce cas, vous pouvez configurer les étapes suivantes :
texte — révision du texte — design — vérification visuelle — approbation par le marketeur — approbation par le directeur — approbation par le client — publication
Si vous avez une équipe projet avec des sous-traitants externes, la chaîne peut être la suivante :
CCT — exécution — vérification par le marketeur — approbation par le client — publication
Ainsi, toutes les tâches seront réalisées dans les délais. Les spécialistes voient quels CCT peuvent être pris en charge et quelles publications doivent être préparées. Et le marketeur et le client reçoivent une notification uniquement lorsque le contenu est prêt pour vérification.
Comment configurer les rôles de l'équipe dans Postmypost, vous pouvez lire dans cet article.
Quand tout est systématique, l'équipe respire plus facilement. C'est ce que Postmypost aide à faire : le spécialiste connaît son domaine de travail, les délais sont respectés, et le client voit le résultat final. Essayez de structurer votre processus via notre service — et vous verrez qu'il est possible de gérer le contenu sans panique.
