Lavorare in un'agenzia SMM è simile a fare giocoleria: decine di clienti, centinaia di post, migliaia di messaggi da parte di follower e colleghi. Mentre un cliente aspetta l'approvazione del contenuto, un altro chiede già il report della settimana scorsa.
In un tale flusso possono sorgere errori. Ma è possibile evitarli. Spieghiamo come Postmypost aiuta a costruire un processo trasparente e gestibile.
Pianifica le fasi di lavoro
Nel servizio è presente un sistema flessibile di fasi. Questo consente di adattare il flusso di lavoro al proprio stile e alla struttura del team — da un singolo specialista a una grande agenzia con approvazioni multilivello.
L'interfaccia ricorda Trello. Le fasi sono colonne visive sulla tua bacheca. Ad esempio: bozza — revisione — approvazione — pubblicazione. Ogni membro del team vede dove si trova il post e cosa fare con esso.
Come creare fasi per il tuo processo
Vai alla sezione "Flusso di lavoro" e clicca sul segno più e "Crea fase".
Dagli un nome — ad esempio, "Approvazione con il cliente" o "Revisione" — e clicca su "Salva".
Lì puoi anche configurare la logica delle transizioni:
- indietro — puoi restituire il post per ulteriori modifiche o a qualsiasi fase precedente;
- avanti — inviare al passaggio successivo o direttamente nella sezione desiderata.
Attiva l'approvazione e la pubblicazione automatica
Quando più persone lavorano sul contenuto — copywriter, designer, marketer e cliente — è facile trascurare qualcosa. Uno non ha notato un refuso, un altro non ha capito il compito, il terzo ha inviato accidentalmente il post per la pubblicazione. Per evitare ciò, è possibile impostare un sistema di approvazione. Questo garantisce che nessun post venga pubblicato sui social media prima dell'approvazione.
È comodo orientarsi su tre formati di approvazione:
- Facoltativa — quando è necessario controllare solo alcune pubblicazioni;
- Obbligatoria — il post viene automaticamente inviato per la revisione dopo una fase specifica (ad esempio, l'aggiunta di un'immagine). Finché almeno un responsabile non approva il materiale, il post non verrà pubblicato;
- Approvazione multilivello — una soluzione per agenzie con più livelli di controllo. Per ogni livello nomini un esperto specifico.
Come impostare le fasi di approvazione, lo abbiamo spiegato dettagliatamente in questo articolo.
Con le fasi di approvazione, il cliente vede solo il contenuto pronto — senza bozze e discussioni interne. E il manager è sicuro che tutto il contenuto sia approvato e rispetti gli standard del brand.
Come impostare il sistema per te
Ogni agenzia ha il proprio ritmo e composizione del team, quindi in Postmypost le fasi possono essere personalizzate.
Se gestisci un progetto da solo, la struttura può essere massimamente semplice:
idea — bozza — revisione — programmati — pubblicati
Per piccole agenzie o startup, è adatta una schematizzazione lineare:
bozze — approvazione — programmati — pubblicati
Per grandi team e agenzie, la struttura è particolarmente importante, poiché ci possono essere più persone che approvano. In questo caso, puoi impostare tali fasi:
testo — revisione del testo — design — controllo visivo — approvazione da parte del marketer — approvazione da parte del direttore — approvazione del cliente — pubblicazione
Se hai un team di progetto con appaltatori esterni, la catena può essere la seguente:
Brief — esecuzione — controllo da parte del marketer — approvazione da parte del cliente — pubblicazione
In questo modo, tutte le attività saranno sicuramente completate in tempo. Gli specialisti vedono quali brief possono essere presi in carico e quali post devono essere stilati. E il marketer e il cliente ricevono una notifica solo quando il materiale è pronto per la revisione.
Come impostare i ruoli del team in Postmypost, puoi leggere in questo articolo.
Quando tutto è sistematico, il team respira più facilmente. Con questo aiuta Postmypost: lo specialista conosce il proprio campo di lavoro, le scadenze vengono rispettate e il cliente vede il risultato finale. Prova a costruire il tuo processo attraverso il nostro servizio — e vedrai che gestire il contenuto è possibile senza panico.
