Conteúdo
- O que é uma fatura?
- Quem deve emitir a fatura?
- Tipos e formatos de faturas
- Exemplo de preenchimento da fatura
- Erros comuns ao emitir faturas
O que é uma fatura?
A fatura é um documento contábil que serve como confirmação de recebimento de mercadorias pelo comprador. É uma ferramenta importante nos negócios e desempenha um papel fundamental nas operações financeiras entre as partes da transação. Para o comprador, esse documento é necessário para obter a dedução do imposto sobre valor agregado (IVA), enquanto o vendedor o utiliza para determinar o valor do IVA a ser pago ao orçamento estatal.
A fatura contém informações sobre as partes envolvidas na transação, incluindo dados do comprador e do vendedor, descrição dos produtos ou serviços, seu custo, bem como o valor do IVA e outros pontos-chave. Todas as informações fornecidas devem ser atuais e corresponder aos dados de outros documentos relacionados à transação. É importante notar que a forma da fatura deve atender aos requisitos mais recentes estabelecidos pela legislação.
Quem deve emitir a fatura?
Quando um empresário registra uma nova pessoa jurídica ou formaliza o status de empresário individual, ele deve escolher um sistema tributário pelo qual realizará os pagamentos. O estado oferece diferentes opções, como o sistema geral de tributação, simplificado, patente e o imposto agrícola único. A escolha do sistema depende do status jurídico do negócio e da quantia de receita anual.
A maioria desses sistemas inclui o IVA, que é um imposto sobre valor agregado. Todas as empresas e empresários individuais que estão obrigados a pagar IVA devem emitir faturas. O pagamento do IVA é feito com base na diferença entre o preço do produto ou serviço e seu custo. O imposto é pago ao orçamento, subtraindo o valor do IVA pago aos fornecedores da quantia total da obrigação tributária.
A obrigação de emitir faturas é mantida por todas as empresas, exceto nos casos em que vendem produtos ou serviços isentos de tributação. A lista desses produtos e serviços é limitada e especificada no artigo 149 do Código Tributário da Rússia.
Tipos e formatos de faturas
Existem quatro tipos principais de faturas: fatura de remessa, fatura antecipada, fatura de correção e fatura retificada. O fornecedor deve escolher o tipo de documento correspondente dependendo da situação específica. Por exemplo, a fatura antecipada é emitida se o pagamento foi recebido antes da remessa das mercadorias, enquanto a fatura de remessa é emitida após. Em caso de erros na fatura emitida, é necessário emitir um documento de correção ou retificação.
Para todos os tipos, exceto para o de correção, utiliza-se o mesmo modelo. O documento de correção possui um template separado. A legislação permite a emissão de faturas tanto em formato papel quanto eletrônico. Normalmente, a documentação é elaborada pela contabilidade da empresa. Ao criar uma fatura em papel, é necessário elaborar duas cópias, que devem ser assinadas pelo contador-chefe e pelo diretor da empresa.
Após a assinatura, uma cópia é entregue ao comprador, enquanto a outra permanece com o vendedor. Ambas as partes devem registrar a emissão do documento em seus livros de vendas e compras.
Exemplo de preenchimento da fatura
A emissão da fatura pode ser realizada utilizando a troca eletrônica de documentos (TED). Esses são programas especializados, geridos por empresas operadoras aprovadas pelo Serviço Federal de Impostos (SFI). A conexão à TED é possível a qualquer momento após o registro da pessoa jurídica ou do empresário individual.
O processo da troca eletrônica de documentos envolve várias etapas: o iniciador cria a fatura, assina-a com a assinatura eletrônica e a envia ao comprador através do programa TED. O comprador recebe o documento, verifica-o e, se tudo estiver correto, também o assina. Caso contrário, ele pode devolver o documento indicando as razões. Após a concordância da fatura, o programa TED a adiciona aos livros de compras e vendas.
Erros comuns ao emitir faturas
Existem erros comuns que podem levar à recusa na dedução do IVA. Eles incluem dados incorretos que impedem o SFI de identificar as partes da transação ou de determinar corretamente o nome e o custo dos produtos. Os erros mais frequentes incluem:
- Dados desatualizados do comprador, como um endereço incorreto.
- Uso de preços de versões antigas de contratos ou acordos.
- Escolha incorreta da alíquota fiscal, como 20% em vez de 10%.
- Incompatibilidade do nome do produto ou serviço com outros documentos.
- Código da moeda incorreto.
Os contadores devem verificar cuidadosamente todos os dados, comparando-os com documentos atualizados, pois erros podem resultar na recusa da dedução tributária. Se o comprador receber uma fatura incorreta, ele deve imediatamente contatar o vendedor para corrigir os erros.
